Assistante personnelle pour les particuliers (témoignages)

Quelles sont les spécificités du secrétariat pour les particuliers ? Qui sont les secrétaires indépendantes qui proposent ces prestations ? Faut-il des qualités particulières ?

Voici le témoignage de 6 assistantes indépendantes ou assistantes personnelles qui proposent leurs services aux particuliers.

Audrey, secrétaire indépendante en Belgique

Audrey est secrétaire indépendante en Belgique près de Namur. Diplômée d’un graduat en secrétariat de direction, et après plusieurs années d’expérience comme salariée, elle a créé Secretary Solution en 2010.

Parmi d’autres prestations, Audrey travaille pour les particuliers, principalement pour des missions ponctuelles effectuées à distance.

Il s’agit notamment d’étudiants du supérieur :

« Je les aide souvent à relire leur travail de fin d’études ou un travail important à tout moment de leurs études. Je relis le contenu, corrige les fautes, leur suggère d’autres tournures de phrases ou d’autres sources d’informations afin de compléter leur travail. Je mets en page et je réalise une table des matières. Il s’agit aussi de les conseiller sur une impression de qualité ainsi que sur la reliure adaptée. Moins souvent, je les aide dans la rédaction de leur travail. »

Ou encore de ce qu’elle appelle de « faux particuliers » :

« Il s’agit de personnes employées au sein d’une société qui souhaitent déléguer certaines tâches qu’ils n’ont pas le temps de réaliser eux-mêmes ou qu’ils ne veulent pas réaliser eux-mêmes. Les travaux sont donc à réaliser dans le but final d’être présentés au sein de l’entreprise, mais l’employé me rémunère de son portefeuille personnel. »

Pour ces derniers, il s’agit souvent de travaux de traduction, puisque la Belgique compte trois langues nationales, ou encore de travaux de relecture et correction.

Plus classiquement, et plus ponctuellement encore, certains particuliers font appel à ses services pour des travaux de rédaction de courriers divers, par exemple à caractère juridique (lettres aux avocats ou à l’administration).

L’activité d’Audrey est assujettie à la TVA. Elle leur propose donc ses tarifs TTC pour éviter les mauvaises surprises. De la même manière, elle évite de leur proposer un tarif horaire et préfère un tarif à la tâche :

« Pour les particuliers qui font appel à mes services de façon ponctuelle, je remets un prix à l’unité : dactylographie Word d’une page, 4 euros, par exemple. Ce genre de tarif est plus compréhensible pour eux. »

Elle propose également des réductions tarifaires aux étudiants, tout en évitant de travailler à perte.

« Je tente de remettre un prix juste en fonction de la charge de travail, du délai à respecter et de la difficulté. »

Audrey souligne que ses clients particuliers n’ont souvent pas un budget très important, mais ils comparent moins les offres.

« Au moment où il a besoin d’aide, il va par exemple effectuer une recherche sur le net ou sur un site d’annonce et contactera la première secrétaire qu’il va trouver, ou la plus proche géographiquement, même s’il s’agit de prester à distance. Il comparera peut être deux ou trois offres, mais pas plus. Il cherchera souvent le meilleur délai ou celle qui lui donnera un feed-back plus proche, plus sympa. On joue plus sur une relation de compréhension et de feeling qu’avec un professionnel, qui lui va comparer dix offres. »

Autre avantage du travail avec les particuliers, selon elle, les particuliers seraient plus indulgents quant aux délais que les professionnels :

« Certainement, car ils ont dans l’idée que je leur fournis un travail précieux, qu’ils seraient incapables de réaliser eux-mêmes. Les professionnels sont souvent plus pressés, pensent plus souvent que vous les aidez, mais ont davantage conscience qu’ils sont votre client, et qu’ils vous donnent un revenu précieux. »

En revanche, ce sont aussi des clients qui vous contactent aussi bien en soirée que le week-end, en dehors de leurs horaires de travail :

« Le souci est que je ne travaille pas le soir ou le week-end, ou du moins je ne prends pas d’appel, je travaille à bureau fermé. La communication peut donc être difficile. »

Audrey trouve surtout ses clients particuliers grâce aux petites annonces qu’elle poste sur internet. En revanche, elle pense qu’il n’y a pas suffisamment de demandes pour se consacrer exclusivement à ce type de clientèle.

« À part les étudiants, il y a peu de particuliers qui font appel à une secrétaire indépendante. De plus, les organismes d’assurances, financiers, etc., proposent des services d’aide pour remplir des documents, recevoir des infos… Ces services sont très complets. »

Son conseil serait donc de cibler les sites dédiés aux particuliers, publier des annonces et inscrire son site internet dans des annuaires spécialisés.

« Il est presque inutile ici en Belgique de mettre des brochures publicitaires dans les commerces. Les mailings commerciaux sont réglementés et plus efficaces lorsqu’on vise des professionnels. »

Virginie, assistante indépendante à Albertville (73)

Après 12 ans d’expérience, dont 4 ans en cabinets comptables, Virginie a créé Albertville Secrétariat en juin 2013.

Elle travaille aussi bien sur site ou à distance, pour les professionnels et les particuliers.

Ces derniers sont des actifs à 90 % et des retraités pour 10 %.

Les premiers lui demandent principalement des travaux relatifs à leur recherche d’emploi : CV et lettres de motivations.

« Ils n’arrivent pas forcément à mettre en valeur leurs informations. En général, ce sont des missions qui ne se répéteront pas, mais par contre ils font passer l’information dans leur entourage et j’ai souvent des personnes qui viennent ensuite par le bouche-à-oreille. »

Pour d’autres, ce sont plutôt des travaux de mise en page, notamment les retraités qui ne sont pas à l’aise avec l’informatique.

« J’ai un client récurrent pour qui je procède aux réunions de syndic dans ses différentes copropriétés et pour qui je fais des comptes rendus. C’est un client auquel je suis attachée, car c’est le tout premier qui m’a contacté au début de mon activité, et avec lequel une relation de confiance s’est installée automatiquement. Même si je suis prévenue au dernier moment, j’essaye d’arranger mon agenda en fonction de ses besoins. »

Virginie est auto-entrepreneur et ne facture pas la TVA.

En fonction des cibles, ses clients ont plus ou moins de moyens.

« J’essaye de faire au mieux selon leurs demandes, même si ce n’est pas forcément sur ces missions que je gagne le plus par rapport au temps passé. Je m’oblige à rendre un travail impeccable, car on ne sait jamais, le bouche-à-oreille fonctionne, et cela peut apporter ensuite de plus grosses missions. »

Par exemple, elle propose un forfait pour le CV et la lettre de motivation à 40 euros, comprenant l’impression en trois exemplaires, ainsi que la livraison d’un PDF et d’un document modifiable.

Elle a trouvé son premier client grâce aux Pages Jaunes, et les autres par le bouche-à-oreille ou la distribution de ses cartes de visite.

Pour Virginie, il est plus difficile de cibler les particuliers, car ils ont des « besoins beaucoup plus spécifiques que les entreprises, et ne comprennent pas forcément que (je) ne puisse pas leur rendre le travail dans l’heure. »

Difficile également pour elle de ne travailler qu’avec cette cible.

« À mon niveau, je ne pense pas que je pourrais ne travailler qu’avec des particuliers, car je ne suis pas dans une grosse agglomération, mais surtout je n’ai pas de bureau “vitrine” comme certaines de mes consœurs d’Albertville. »

Ses conseils pour travailler avec les particuliers :

« Surtout bien se faire connaître en déposant le plus possible de cartes de visite dans des lieux stratégiques, comme les mairies, boulangeries, petits commerçants qui acceptent. »

Nathalie, secrétaire indépendante en Eure et Loir

Après plus de vingt ans d’expérience en tant que secrétaire dans des domaines variés, Nathalie a créé Alfort Secrétariat en 2009.

Ses principales prestations sont le secrétariat et les formalités d’entreprises.

« Je travaille sur site et à distance, mais mes clients préfèrent que je sois sur site avec eux pour plus de facilité et surtout ils ne sont pas forcément habitués à l’informatique. »

Pour les particuliers, ses prestations sont majoritairement à distance, même s’il lui arrive aussi de se déplacer pour une gestion plus complète de leur administratif.

Ses clients sont plutôt des particuliers actifs qui ont une activité professionnelle et qui manquent de temps ou d’envie pour s’occuper de leurs papiers. Par exemple :

« Actuellement, j’assure la gestion administrative d’une personne active ayant des biens immobiliers, donc il y a tout un administratif à gérer que cela soit personnel ou professionnel. »

Pour ce type de missions, Nathalie se qualifie d’assistante personnelle.

Auto-entrepreneur, elle ne facture pas la TVA. Ses tarifs sont les mêmes pour ses clients particuliers que pour ses clients professionnels. En revanche, elle leur propose, s’ils le souhaitent, plus de facilités de paiement.

Parmi les difficultés de cette cible, elle cite la disponibilité :

« Faire comprendre à ce type de clientèle que nous ne sommes pas à disposition 24 heures sur 24. Certains de mes clients m’envoient des textos à 6h00 du matin pour me dire qu’aujourd’hui il faut faire telle tâche. Il faut vite recadrer et expliquer que vous avez-vous aussi une vie privée, ce qui n’est pas évident à faire comprendre. »

Par ailleurs, les particuliers n’ont pas les mêmes besoins que les professionnelles et ne savent pas forcément qu’ils peuvent faire appel à une secrétaire indépendante.

« Ils pensent qu’une secrétaire indépendante est pour les professionnels. Certains ne s’imaginent pas qu’un particulier pourrait aussi avoir besoin de nous. Il faut toujours renouveler ses prestations et cibler leurs besoins. »

Elle pense néanmoins qu’une secrétaire indépendante pourrait ne travailler que pour des particuliers, « à condition de bien cibler ses prestations et se mettre à la place du client. »

Nathalie a trouvé ses clients particuliers par le bouche-à-oreille et son site internet.

Le mot de la fin :

« Beaucoup de particuliers ont besoin d’être écoutés, conseillés dans leur quotidien. Ils sont plus réceptifs aux conseils qu’un professionnel, en tout cas les particuliers avec lesquels j’ai eu l’occasion de travailler l’ont été. »

Cendrine, secrétaire indépendante et écrivain public en Lorraine

Autodidacte, Cendrine a créé Néo Scribe en 2009 après plusieurs années d’expérience dans le secrétariat.

Ses prestations touchent tout ce qui concerne l’écriture, la gestion administrative et les travaux de secrétariat, aussi bien sur site qu’à distance.

Elle travaille notamment pour des particuliers comme écrivain public. Ses missions sont très variées depuis le classement ou la gestion administrative jusqu’à la rédaction de courriers, rapports, récits ou discours.

« J’essaie la plupart du temps de rencontrer le client. C’est important pour moi de le connaître, de voir son lieu de vie. Ça me permet de mieux le cerner, et de cette façon de mieux personnaliser les écrits. »

Une fois qu’elle a pu voir son client, la prestation peut s’effectuer à distance. La relation avec les clients peut durer des mois (en cas d’hospitalisation, par exemple), voire des années (pour des récits de vie).

Elle a par exemple travaillé pendant quasiment trois ans avec un client qui souhaitait rédiger son récit de vie pour ses petits enfants.

« Il écrivait, je relisais, corrigeais et conseillais. Il a fait des recherches incroyables sur l’histoire de la région et de sa famille, et au final ça a donné un très beau livre dont il m’a dédicacé un exemplaire. »

Ses clients sont de tous les âges.

« De la vingtaine pour les CV, lettres de motivation, correction de mémoires, à plus de 90 ans pour un récit de vie, en passant par la trentaine ou la quarantaine pour des courriers, discours, etc. »

Elle a travaillé également pour un client souffrant d’un handicap et qui se battait pour dénoncer ses conditions difficiles en écrivant aux ministres, députés, directeurs de structures, et même au Président de la République.

Elle va plus loin que l’assistance à la rédaction, puisque pour une de ses clientes, elle s’est même chargée de lui trouver un éditeur. Elle a été jusqu’à rédiger la demande en mariage de l’un de ses clients. Heureusement qu’elle a dit oui !

Selon Cendrine, la relation avec les particuliers est très différente.

« Quelle que soit leur demande, on rentre forcément dans leur intimité. Il faut savoir les cerner, comprendre ce qu’ils attendent de nous, comprendre parfois leur situation pour pouvoir rédiger un courrier pertinent. On écrit pour eux, mais c’est leur personnalité qui doit transparaître, pas la nôtre. »

Pour elle, la difficulté principale avec les particuliers est le côté aléatoire de cette activité. Trouver des clients n’est pas facile.

« L’activité étant la plupart du temps confidentielle, le bouche-à-oreille ne fonctionne pas. De plus, c’est une activité méconnue, beaucoup ne savent pas en quoi ça consiste et pensent que j’écris des livres quand je me présente en tant qu’écrivain public. »

Pourtant, cette activité la passionne.

« J’aime la diversité des demandes. J’aime le lien créé avec les clients. J’aime les accompagner, les aider et obtenir des résultats pour eux. En réalité, je pense qu’être écrivain public est une vocation, et que si on n’exerce pas cette activité avec passion, c’est voué à l’échec. »

Cendrine est auto-entrepreneur et ne facture pas la TVA. Elle propose 15 % de remise aux étudiants et aux demandeurs d’emploi.

Malgré tout, elle trouve que les particuliers discutent moins les tarifs que les professionnels.

Comment a-t-elle trouvé ses clients ? « Ce sont mes clients qui m’ont trouvée. Ils ont un besoin spécifique, ils cherchent, ils me trouvent. »

Il faut donc être visible :

« Être présente sur les pages jaunes est indispensable autant qu’avoir un site internet. J’ai aussi pris des encarts publicitaires dans certains guides distribués dans ma région, mais le coût n’est pas négligeable par rapport aux retombées. »

Finalement, et bien que ce ne soit pas ce qui était prévu au départ, Cendrine ne travaille qu’avec des particuliers.

Elle avait d’abord tout misé sur le secrétariat, mais ça n’a pas marché, et ce sont des particuliers qui l’ont contactée.

« C’est peut-être spécifique à ma région, les secrétaires indépendantes qui ont tenté de se lancer par chez moi se sont toutes cassé les dents. La difficulté est la méconnaissance de cette activité, et la confidentialité. »

Le problème reste que cette activité est très aléatoire et qu’il est difficile de parvenir à en vivre. Elle conseille d’avoir une activité complémentaire.

Stéphanie, Secrétaire indépendante et écrivain public à Toulouse

Après un BTS Assistante de direction et 18 ans d’expérience en tant que secrétaire de direction dans des PME, Stéphanie a créé Atout Bureau Services en 2010.

Elle a également suivi une formation d’écrivain public au CNED pour se spécialiser dans le rédactionnel.

Ses prestations principales sont la transcription audio et la rédaction de comptes rendus, ainsi que l’assistance administrative pour les entreprises. Elle travaille principalement à distance, mais aussi sur site entre 1 et 2 jours par semaine.

Pour les particuliers, elle effectue surtout des travaux de saisie, de la correction et de la mise en page de documents, ainsi que des rédactions de CV ou de courriers, mais plus rarement.

Les profils de ses clients sont variés :

Des étudiants pour la saisie de mémoires ou de rapports de stage,
Des actifs à la recherche d’emploi pour le relooking de leur CV,
Des personnes en activité qui exercent une activité en parallèle (consultant occasionnel pour leurs supports de formation) ou qui ont besoin d’un courrier spécifique.

Exemples de missions qu’elle a réalisées :

Pour un étudiant : saisie à partir de fichiers audio d’entretiens pour sa thèse
Pour un lycéen : saisie et correction de son rapport de stage
Pour un consultant occasionnel : uniformisation de la mise en page de ses diapos PowerPoint
Pour une personne en recherche d’emploi : rafraichissement et mise en page de CV
Pour un ancien chef d’entreprise : saisie d’un courrier destiné à une banque…

Ses clients sont arrivés jusqu’à elle par le bouche-à-oreille, par son site internet sur lequel une page est dédiée aux particuliers, ou encore par les Pages Jaunes.

Ces missions restent occasionnelles.

« C’est une clientèle qui a des besoins très spécifiques à un instant T. Vous ne les revoyez jamais deux fois de suite ou très rarement. De plus, il faut être disponible de suite, car leur demande est toujours pressée. »

Stéphanie exerce en entreprise individuelle assujettie à la TVA, mais ses clients ne discutent pas ses tarifs, même si la question est importante, notamment pour les étudiants.

« En général, ils ont déjà consulté plusieurs personnes quand ils vous demandent le devis. Il faut donc annoncer un prix acceptable, généralement le prix du marché, mais pas sans avoir pris quelques réserves, notamment sur la qualité des fichiers audio. »

Pour Stéphanie, il serait difficile de ne travailler qu’avec des particuliers :

« Ce sont les réalités du marché : les particuliers ont un besoin occasionnel, les entreprises ont souvent des besoins réguliers sur site. Il faut donc s’adapter à ces demandes et diversifier la clientèle. »

Marie-Alexandra, secrétaire indépendante à Garches (92)

Après un BTS bureautique et plusieurs années d’expérience comme secrétaire et assistante de direction, Marie-Alexandra a créé OrgAniZen en 2009.

Elle travaille pour les particuliers comme assistante personnelle, essentiellement sur des suivis de dossiers (traitement de courrier, montage de dossiers, relation avec les prestataires…), du classement, de l’archivage.

Marie-Alexandra a par exemple travaillé pour une dame de 86 ans qui voulait faire du tri dans ses souvenirs et mettre ses affaires au clair, sans que ses descendants aient à le faire.

Pour une travailleuse indépendante, elle s’occupe aussi bien des relations avec son comptable que des papiers pour son divorce…

« Outre un savoir-faire, travailler auprès des particuliers demande beaucoup de savoir-être. Empathie, honnêteté, non-jugement sont des qualités indispensables. On a aussi le rôle de rassurer, de dédramatiser le désordre pour lequel les clients se sentent un peu coupables. »

Les difficultés rencontrées peuvent être simplement humaines, « on accroche ou pas ». Marie-Alexandra conseille aussi de prendre ses distances, de ne pas mettre trop d’affect, ce qui peut aussi avoir des conséquences au moment du paiement.

Auto-entrepreneur, elle ne facture pas la TVA, et pratique des tarifs moins élevés à ses clients particuliers que pour ses clients professionnels.

Elle cible pourtant une clientèle plutôt aisée qui lui arrive par le bouche-à-oreille, mais la prospection reste difficile.