Bonjour Ève, 
Peux-tu te présenter brièvement ?
J’ai 29 ans, j’habite en Belgique, à la campagne, entre Tournai et Mons, avec mon compagnon. Nous avons un petit bonhomme de 3 ans.
Après des études secondaires en secrétariat-comptabilité, j’ai suivi des études supérieures en droit, puis j’ai été engagée comme employée administrative dans une société de construction (marbrerie, carrelage, etc.) dans laquelle j’ai énormément appris. Le travail était très varié et l’autonomie quasi totale.
Quelles ont été tes motivations pour te lancer comme secrétaire indépendante ?
Après 5 ans dans la même société, j’ai eu envie de faire autre chose, quelque chose qui n’appartienne qu’à moi.
L’idée est venue doucement de continuer le travail administratif que j’adore, mais plutôt en tant qu’indépendante. Idée un peu loufoque au premier abord (du moins d’après mon entourage), je suis pourtant rapidement tombée sur le forum qui rassemblait apparemment pas mal d’autres loufoques ! 😉
En fait, je pense que je voulais surtout me sentir plus libre. Pas dans le sens d’avoir moins de travail, car j’ai besoin de travailler, mais ne plus me sentir tenue par un patron et un contrat. Je voulais découvrir d’autres choses, avec d’autres sociétés.
J’ai donc mis fin à mon CDI et commencé la grande aventure, des idées plein la tête !
Peux-tu revenir sur le lancement d’Art Admin ?
L’idée est venue en octobre 2013. À l’époque, j’avais pris un crédit-temps pour m’occuper de mon bébé. J’avais donc un jour par semaine de libre, avec un complément d’allocation de chômage. Ce qui me laissait du temps pour commencer à préparer mon projet. Afin de tester le démarrage, je suis passée indépendant complémentaire début 2014. Donc, toujours sous CDI, ainsi que le crédit-temps, mais avec un numéro de TVA et la perte de mes allocations de chômage (qui ne représentaient quand même pas tant que ça, donc pas de perte financière trop difficile).
Pour finir, j’ai eu quelques soucis dans mon travail, et j’ai décidé de donner ma démission. Étant déjà indépendante complémentaire, le changement de statut en titre principal s’est fait tout seul.
Est-ce que tu as pu bénéficier d’aides, comme les allocations chômage ?
Non, comme j’ai volontairement quitté un CDI, je n’ai eu droit à aucune aide.
Tu as fait l’acquisition du Pack installation bien qu’il soit centré sur la France. En quoi t’a-t-il aidé ?
Au début j’ai eu un peu peur de faire cette acquisition et de me rendre compte que rien n’était adapté à ma situation. J’ai donc posé la question sur le forum, et les membres m’ont vite convaincue. Et elles ont bien fait ! Le Pack m’a vraiment été très utile. En premier lieu, pour me rassurer. Quand l’idée vient de changer de carrière, tout se mélange un peu dans notre tête. Le Pack m’a donné une ligne de conduite. J’ai suivi les étapes une par une, sans me précipiter, et tout s’est très bien déroulé. Encore maintenant j’aime me replonger dans certaines parties, parce qu’il y a toujours des choses auxquelles on ne pense plus. Le Pack fait alors office de piqûre de rappel.
Quelles sont les prestations que tu pratiques le plus ?
Impossible de donner la prestation la plus courante, c’est tellement varié !
Pour mon ancien patron, je continue la préparation de sa comptabilité, je gère la géolocalisation de ses véhicules, je reçois les clients pour tout ce qui concerne le secteur de la pierre (accueil, devis, paiements…), et je m’occupe du secrétariat en général.
Pour les autres, il s’agit de gérer les comptes (réception des paiements et donc la facturation qui suit, paiements des fournisseurs, éventuels remboursements aux clients…), suivre les rappels de paiements, tenir les fichiers de références à jour, préparer les prestations…
Mais le travail peut être parfois un peu différent, par exemple, actuellement je prépare un dossier pour obtenir une agréation pour un de mes clients afin qu’il puisse solliciter des chantiers plus importants.
Quant aux déplacements, je travaille sur site 3 jours semaines pour deux clients. Pour le troisième, je travaille de chez moi.
Tu nous annonçais récemment travailler 40 heures par semaine chez tes clients, comment t’organises-tu ?
Comme je le disais, pour deux de mes clients, le travail se fait sur site. Ce sont donc des journées de travail « normales » de huit heures. Nous voilà donc déjà à 24 heures par semaine avec horaire fixe.
Je profite du télétravail pour « étaler » le reste de mon horaire. Je peux donc aller conduire mon fils à l’école deux fois par semaine et le récupérer plus tôt le soir. Mes parents se chargent d’aller le rechercher à l’école, j’ai beaucoup de chance qu’ils soient là pour m’aider ! En contrepartie, je travaille parfois le soir après son coucher, ou le week-end pendant sa sieste.
Mon compagnon a lui aussi son activité qui vient en complément de son travail et l’accapare beaucoup en soirée et en week-end. Il comprend donc parfaitement que je sois un peu occupée… Mais on se prévoit toujours du temps pour être aussi ensemble. Et surtout, lorsque notre fils est là, nous sommes tout à lui !
Peux-tu nous dire qui sont tes clients ?
Deux de mes clients sont en SPRL avec entre 20 et 30 employés/ouvriers. L’un est dans le parachèvement (carrelage et marbrerie), l’autre a une société de détection et prévention incendie.
Quant au troisième, il s’agit d’une start-up dans la vente judiciaire.
Comment les as-tu trouvés ?
Trois clients pour trois approches différentes !
Pour l’un, ça a été le plus facile, puisqu’il s’agit de mon ancien employeur.
Pour la start-up, c’est le bouche-à-oreille qui a fonctionné. Et enfin, le troisième m’a trouvé grâce à mon site internet.
Est-ce que tu continues à prospecter ?
Non, je ne fais plus de prospection active. Je me contente de continuer à faire un peu de pub (publicité annuelle dans l’annuaire des commerçants de ma ville, distribué dans toutes les boîtes).
Par contre, j’ai revu mon logo et je commence à repenser mon site. J’ai commencé, mais j’avoue que le temps me manque.
Que peut-on te souhaiter pour l’avenir ?
Pour le moment, je suis très bien comme je suis.
Mais c’est vrai que je cogite quand même un peu… et il m’arrive de rêver à un développement tel que je pourrais, pourquoi pas, embaucher et créer une vraie entreprise de télé-secrétariat.
Peux-tu nous parler un peu du secrétariat indépendant en Belgique ?
Le secrétariat indépendant n’est pas encore très connu. Et il y a très peu de personnes sérieuses qui proposent un réel service.
Je pense que nous sommes encore dans une démarche d’engagement de personnel, et pas d’externalisation. J’ai l’impression que ça commence à changer, mais comme nous ne sommes pas très nombreux à proposer ce genre de services… Il faut dire aussi que ce qui marche très bien chez nous, c’est l’intérim. Mais là aussi, les choses peuvent changer : l’intérim devient vraiment très onéreux. Et comme me disait un de mes clients, le problème est que, d’une semaine à l’autre, ils n’ont pas forcément la même personne. Ce qui rend bien plus intéressant d’avoir une vraie secrétaire indépendante.
Quel est ton statut ?
Je suis indépendante en personne physique, assujettie à la TVA.
Sans entrer dans les détails, le principe est que je facture avec une TVA, mais je peux également la récupérer sur mes factures d’achats. Je dois donc faire appel à un comptable qui gère tout cela une fois par trimestre. J’ai aussi les cotisations sociales à payer également tous les trimestres.
Je n’ai aucune limite de chiffre d’affaires. Je paie juste mes impôts en fonction de mon chiffre.
Quels sont les conseils que tu donnerais à quelqu’un qui voudrait se lancer comme secrétaire indépendante en Belgique ?
Je pense qu’il ne faut pas avoir peur de ne pas trouver de travail. Il y a beaucoup à faire et de la place pour les personnes sérieuses.
Par contre, je crois que le plus délicat est justement ce statut. On peut avoir l’impression d’être très libre financièrement, mais il ne faut jamais oublier que l’État réclame aussi don dû… Par exemple, les cotisations sociales augmentent elles aussi selon le chiffre d’affaires. Si on ne prend pas la peine de faire régulariser sa situation au bon moment, on peut vite se prendre une claque dans les années qui suivent. C’est d’ailleurs ce qui cause un grand nombre de faillites. Pour éviter cela, il faut avoir un bon comptable qui prenne les bonnes décisions.