Fixer ses tarifs en tant qu’assistante-freelance. Les étapes

Comment déterminer le juste prix pour ses services, sans sous-estimer sa valeur ni décourager les prospects ?

Pour les secrétaires qui souhaitent se lancer comme assistantes virtuelles cette question s’impose très vite dans leur projet. Parfois même un peu trop tôt.

Cela pourrait être hyper facile, en demandant à une consœur télésecrétaire sa grille tarifaire.

D’ailleurs, beaucoup se contentent de cela. Pourquoi pas ?!

Mais je voudrais vous montrer que ce n’est pas forcément une bonne idée…

Les enjeux de fixer les bons tarifs pour une secrétaire indépendantes

Déterminer des tarifs justes et compétitifs pour votre projet d’assistante freelance est déterminant pour la viabilité de votre activité, aussi bien :

• d’un point de vue financier : vous rémunérer correctement,
• au point de vie motivationnel, car il est toujours gratifiant de voir son travail payé à sa juste valeur,
• mais aussi de confiance en soi, c’est-à-dire d’assumer les tarifs demandés.

Or, cela demande de tenir compte :

➤ de la valeur apportée au regard de vos expériences et compétences, de votre légitimité à vous qui n’est certainement pas la même que celle des autres.
Si vous débutez en tant que secrétaire médicale, vous n’allez peut-être pas tout de suite vendre vos services au même tarif qu’une prestataire expérimentée.

➤ du marché ciblé.
Pour ma part, je ne vendais pas mes prestations aux mêmes tarifs aux universités qui m’offraient des volumes conséquents qu’aux grands groupes bancaires et mutualistes pour lesquels je travaillais ponctuellement.

➤ de la nature des prestations proposées.
On ne va pas se mentir, toutes n’apportent pas la même valeur au marché. Certaines sont carrément standardisées, et je le sais d’autant mieux que je m’étais moi-même spécialisée dans les prestations de retranscription audio…

➤ de vos réseaux personnels et professionnels
ainsi les assistantes qui sont fortement ancrées dans un réseau (via leur coopérative, par exemple) sont en mesure de mieux valoriser leurs services, comme cela a pu être mon cas aussi auprès de groupes mutualistes…

Mais aussi :

➤ De vos coûts professionnels, et de vos charges personnelles
Nombreuses sont les assistantes-freelances dont les foyers bénéficient d’un autre revenu qui peut être suffisamment élevé.
D’autres arrivent en bout de droits et ont un besoin impératif de travailler, à n’importe quel prix !

➤ De vos ambitions et souhaits de rémunération
Et de ce point de vue là nous sommes très différentes.
Cela dépend aussi de nos ambitions et de la place de la carrière dans notre vie personnelle. Celle-ci peut être prioritaire ou secondaire.

➤ De vos objectifs personnels, de ce pour quoi vous vous êtes lancée.
Par exemple, pour passer plus de temps avec vos proches, ou pour être reconnue pour votre valeur professionnelle, pour créer votre propre emploi, pour gagner plus…

Pourquoi se contenter de recopier les tarifs des secrétaires indépendantes est-il une erreur ?

À défaut de comprendre des tarifs qui ne sont pas les vôtres, que vous ne saurez pas justifier – ne serait-ce que pour vous-même –, vous risquez d’être mal à l’aise pour les défendre et les vendre.

Vous pourriez être tentée de les baisser et aller jusqu’à remettre en cause la pérennité financière de votre activité en descendant vos prix trop bas, sans discernement.

Vous pourriez être amenée à sous-estimer votre valeur et en ressentir de la frustration, puis de la démotivation pour votre activité.

Voire parfois être amenée à surestimer votre valeur sur un marché donné, ce qui détournerait de vous la clientèle potentielle qui préfèrerait opter pour des tarifs plus justes.

La difficulté de trouver le juste tarif pour une assistante-freelance

Elle tient essentiellement à trouver le bon équilibre entre :

• La valeur perçue par vos client.es potentiel.les de ce que vous avez à leur proposer
• Vos besoins financiers et la rémunération que vous souhaitez tirer de votre activité.

→ Tout en tenant compte de la concurrence existante 😐

Les questions à vous poser sont :

• Quelles sont les compétences et savoir-faire dont vous disposez ?
• Comment pouvez-vous les montrer ? Quelles sont vos sources de crédibilité et de légitimité ?
• Comment pourriez-vous les valoriser le plus ?
• Quels bénéfices permettraient-elles d’apporter aux personnes ayant recours à vos services ?
• Pour quel type de clientèle ce bénéfice serait le plus important ?
• Quelle est la rémunération que vous souhaitez pouvoir retirer de votre activité ?
• Quels sont vos coûts de fonctionnement, vos besoins et vos charges ?
• Comment vous différencier de la concurrence pour la limiter ?

Les étapes proposées

1./ Commencez par évaluer vos coûts et charges.

• Les coûts liés au matériel, à son entretien et à son renouvellement.
Ce n’est pas parce que vous travaillez sur votre ordinateur personnel que vous n’aurez pas à prendre en compte le fait de devoir le remplacer à un moment donné…

• Les cotisations sociales et fiscales liées à votre statut professionnel en tant que prestataire indépendante.
Cela comprend également les coûts d’assurance, de mutuelle, de prévoyance, de compte en banque, etc.

• Les charges imprévues qui peuvent toujours vous tomber dessus…
Il est important de se constituer un fond de trésorerie.

Je ne rentre pas ici, dans le cadre de cet article, dans le détail.

Pour évaluer ces coûts, je vous renvoie vers le forum et les ressources du Pack.

2./ Calculez votre tarif horaire ou journalier

Pour cela, vous avez besoin de prendre en compte vos coûts et charges, mais aussi :

• La rémunération souhaitée
• Le temps de travail facturé

Ici, l’erreur serait de faire comme si tout le temps travaillé était facturé, ce qui est excessivement rare dans le cas d’une activité freelance.

Sur votre temps de travail, il va vous falloir également :

• Réfléchir à votre projet, vos prestations, faire de la veille, vous former…
• Communiquer, prospecter, négocier vos missions, ce qui peut prendre plus ou moins de temps…
• Alimenter un tant soit peu votre démarche réseau, vos relations informelles avec des consœurs, des partenaires, même des client.es…
• Vous n’allez pas facturer votre temps quand votre client.e vous invite au restaurant, non ? et pourtant, c’est du travail !
• Comptez avec les imprévus : panne de voiture, enfant malade, bug informatique…
• Sans oublier vos congés 😊

Difficile d’évaluer le temps qui sera réellement facturé 🤔

Ce que je propose aux personnes que j’accompagne via le Pack, c’est de partir de leur temps de travail effectif que vous seule connaissez – parce que là encore, c’est propre à chacune – et d’y appliquer un pourcentage représentant le temps productif non facturé…

Cela peut aller de 10 à 40% en fonction des gens.
Au début, bien sûr, cela va être beaucoup plus, même 100% !

Mais nous sommes d’accord – peut-être faut-il le préciser – que vous fixez vos tarifs sur une activité en vitesse de croisière, pas sur des cas particuliers (lancement, Covid…).

Une fois ces éléments en main, la formule est la suivante :

[Rémunération souhaitée – Coûts et charges] / Temps de travail facturé en heures

Je vous conseille de faire le calcul pour une année, puis de diviser par 10 ou 11 mois, en fonction du temps de congés que vous prévoyez sur une année.

✩ Remarque :

Il peut être aussi intéressant de calculer son tarif/jour.
Dans ce cas, la formule est la suivante :

[Rémunération souhaitée – Coûts et charges] / 10 ou 11 mois / 20 jours ouvrés par mois

Ce taux/jour ne tient pas compte du temps non-facturé, mais il peut être intéressant pour bien se rendre compte de ce que vous devez facturer par jour.

Je me suis placée là dans le cas d’une activité temps plein.
À temps partiel, il faudrait l’adapter.

Bien sûr, je fais au mieux dans le cadre d’un article, sans vous perdre avec des formules et des chiffres, mais cette question fait l’objet d’un module entier du Pack installation.

Facturer à l’heure ou au projet

Toutes les missions des secrétaires indépendantes ne se facturent pas au taux horaire non plus, comme les missions ponctuelles, les prestations de retranscription ou de permanence téléphonique…

Encore une fois, je ne peux pas tout développer ici.

✩ Juste quelques remarques :

→ Ce n’est pas parce que vous facturez à l’heure qu’il convient d’appliquer strictement le taux horaire tel que vous pourriez le calculer.

D’autres facteurs sont à prendre en compte que je développe juste après.

→ Par ailleurs, dans le cadre d’une mission, il convient d’ajouter au tarif de base :

• Les coûts potentiellement liés à la mission : déplacements, frais, achat de matériel, sous-traitance…
• Les conditions de la mission et son niveau d’expertise : par exemple si vous assister votre client.e pour un appel d’offres complexe à très forts enjeux, des délais serrés et qui peut lui rapporter gros…

→ Il convient aussi de prendre en compte les pratiques du secteur.

Par exemple, il peut être déconcertant pour un.e client.e de se voir proposer un tarif horaire pour des prestations traditionnellement payées à la minute enregistrée, comme en retranscription audio, ou à l’appel, comme pour la permanence téléphonique…

→ Le piège des missions forfaitisées

Le premier piège d’une mission forfaitisée au projet, au vu des échanges sur le forum, est de sous-estimer le temps de travail.

Souhaitant proposer un tarif qui paraît raisonnable pour que le devis soit accepté, l’assistante virtuelle va préférer y perdre. Ce qui arrive souvent, surtout au début.

Une autre méthode que je préconise souvent aux membres du forum est de plutôt surestimer la mission, tout en prévenant le client que si vous deviez y passer moins de temps, vous facturerez au temps passé. Comme ça, les choses se font en transparence en évitant les mauvaises surprises.

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3./ Une fois que vous avez déterminé votre tarif de base, il vous reste à le comparer à ceux de la concurrence

La première chose à faire est d’identifier votre concurrence directe sur votre micromarché, c’est-à-dire les offres avec lesquelles vos prospects risquent de vous comparer.

Ensuite, l’idée n’est pas de vous aligner ou de faire une offre moins-disante, mais plutôt de chercher à vous différencier  : dans quels cas spécifiques est-il plus intéressant de faire appel à vous au regard de vos qualités, de vos expériences, de vos connaissances ?

C’est tout sur quoi je travaille avec vous dans le Pack !

Le prospect ne choisira pas forcément l’offre la moins chère.
Parfois, les gens choisissent plutôt la plus sûre, celle en laquelle illes ont le plus confiance.

C’est là que se pose la question de la manière dont vous communiquez sur votre projet, que vous le valorisez via votre parcours et votre personnalité.

Je ne peux malheureusement pas développer tous ces sujets qui me tiennent à cœur dans le cadre de cet article.

Pour conclure sur la question des tarifs

Ce n’est pas le seul critère pour se rémunérer correctement de son activité.

On peut aussi bien vivre de son activité avec un tarif somme toute modeste à 25 euros/h en travaillant avec une clientèle régulière et fidèle qu’avec un tarif à 45 euros/h et des prestations ponctuelles…

Ce sont aussi des questions de choix de vie et d’organisation.

Après, certaines peuvent atteindre de chouettes niveaux de rémunérations dans nos métiers.
Tout est possible en fonction de ses qualités, mais aussi

• du temps de travail dédié à son activité
• de son organisation personnelle et de la manière dont vous optimisez vos journées
• de son réseau et de sa démarche commerciale

Par exemple, dans mon cas, j’ai pu travailler des années avec un taux horaire ridicule en retranscription audio, mais en réduisant à rien mon temps non productif grâce à l’obtention de grosses missions publiques, notamment, et le fait que toutes ces missions arrivent directement par le biais de mon site internet.

Résultats : en étant occupée toute la journée à mon bureau, je travaillais quasiment 100% de mon temps pour mes client.es.

Il est à noter que je pouvais travailler sur ce type de mission quand je le souhaitais, sur les horaires qui me convenaient et prendre des jours de congés à ma guise.

Après, il est arrivé un temps où mes revenus ne pouvaient plus augmenter, il fallait diversifier mon activité.

Tout ça pour dire que cela va dépendre aussi de vos objectifs : tant en termes de rémunération que de qualité de vie…

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Je suis curieuse de savoir ce que vous pensez de cet article.
Nous restons à votre disposition par mail.

Au plaisir de vous lire 🤍