Installée dans le sud de la France, près de Nîmes, Séverine Derrien a créé Smart Secrétariat en 2006, en tant que secrétaire juridique à distance en portage salarial.
Bonjour Séverine, Peux-tu revenir un petit peu sur tes débuts, ton lancement ?
Depuis 1998, j’exerçais en tant qu’assistante juridique en Cabinet d’Avocat. En 2005, j’ai été licenciée économique, ne souhaitant pas suivre un Cabinet qui déménageait sur Paris. J’ai profité de cette occasion pour déménager dans le Sud de la France et rejoindre mon conjoint. J’ai donc touché le chômage durant 2 ans, espérant profiter de ce laps de temps pour trouver un emploi. J’ai commencé par chercher un CDI, sans succès. J’ai alors opté pour la création de mon activité de secrétaire à distance en portage salarial (j’avais entendu parler du portage quelque temps avant et cela me rassurait).
J’ai donc rejoint le forum des secrétaires, suivi pas à pas le guide, et monté mon activité doucement, tout en profitant de ma grossesse. J’ai créé mon site, mes documents publicitaires, j’ai contacté les avocats par téléphone, mais surtout par e-mailings et fin 2006, j’ai signé un premier contrat. Ce client travaille d’ailleurs toujours avec moi. En février, j’avais un second client ; il s’agissait d’un expert agricole. En juin, je décrochais un troisième contrat avec une association de formation. Puis durant l’été 2007, deux nouveaux contrats… et les clients se sont enchaînés. Entre début 2006 et fin 2007, j’ai prospecté sans cesse, améliorant et peaufinant ma méthode de prospection.
Avec plus de 16 000 messages, tu fais partie des piliers du forum des secrétaires indépendantes. Que t’ont apporté celui-ci et le Pack ?
Le pack m’a permis de suivre les étapes une à une, sans stress, avec beaucoup de détails, de conseils que je n’aurais pas trouvés facilement ailleurs. Il m’a fait gagner des heures de travail, de recherches.
Quant au forum, j’y ai trouvé le soutien moral des autres secrétaires, les encouragements, les conseils, les critiques bonnes ou mauvaises qui m’ont permis d’avancer. Je ne me sentais pas seule face à mes démarches. J’avais toujours quelqu’un à qui me confier, quelqu’un qui me remontait le moral en cas de coup dur.
J’y ai aussi rencontré des amies, via les différentes rencontres qui ont été organisées. Certaines font partie de mes meilleures amies et l’une d’elles est devenue la marraine de mon fils.
Tu es spécialisée dans le secrétariat juridique. Quelles sont les spécificités de ce secteur d’activité pour une secrétaire indépendante ?
Le travail consiste principalement en de la transcription de fichiers son. Il s’agit de transcrire les courriers et actes des avocats. Mes clients me faisant de plus en plus confiance et grâce à mon expérience en Cabinet d’Avocat, j’ai évolué : j’effectue désormais d’autres taches, tels l’élaboration des dossiers de plaidoirie, les recherches, les envois de mails ou courriers (à leurs clients, aux huissiers, aux confrères, aux tribunaux), leur facturation et le suivi de facturation, l’établissement des états de frais…
Tu as choisi d’exercer ton métier en portage. Quels en sont les avantages pour toi ? Pourquoi finalement n’avoir jamais créé ta propre entreprise ?
L’avantage est simple : je ne gagne pas moins (voire plus) que si j’avais créé ma société et j’ai les avantages du salariat. J’ai des avantages tels les chèques-restaurant, les Cesu. Je peux moduler mon salaire sur demande. Je n’ai aucune surprise de charges diverses à payer au dernier moment et les rares fois où j’ai eu des impayés, je ne me suis occupé de rien, ma société de portage prenant en charge les relances. Cela me permet de travailler sereinement.
Ayant commencé en février 2007, tu nous annonçais ton 5ème client en octobre de la même année. Comment as-tu organisé ta prospection ? Quel est ton secret ?
J’ai créé des bases de données tout au long de l’année 2006… puis j’ai continué en 2007. Je n’ai pas arrêté de prospecter en 2006 et 2007 et je prospecte encore de temps en temps, lorsque j’ai le temps. Heureusement, je n’ai plus vraiment besoin de prospecter. Mes clients m’envoient leurs amis ou confrères et un e-mailing par an me permet de trouver un client quand je sens mon activité baisser légèrement.
J’ai opté pour l’e-mailing principalement et je les créées avec des images et des liens qui renvoient vers mon site. En général, lors d’une prospection sur la France entière, j’arrive à signer un contrat au minimum.
Pour moi l’essentiel est de faire un e-mailing clair, simple, parlant. Les avocats n’ont pas le temps de lire l’inutile… ils veulent du concret. Je pense avoir trouvé la méthode pour les « accrocher ».
Tu as débuté ton activité alors que ta fille était encore bébé, puis tu as eu ton garçon. Comment parviens-tu à concilier ton activité de secrétaire juridique à domicile avec ta vie familiale ?
Au début c’était très difficile de trouver un rythme. Heureusement, le début de mon activité était calme. J’ai pu trouver un rythme souple pour moi et ma famille. Lorsque mon activité s’est développée, j’ai dû m’entourer de personnes qui pouvaient me remplacer ou m’aider lors de surcroît de travail.
Lors de ma seconde grossesse, j’ai pris très peu de temps pour en profiter. J’ai arrêté de travailler un mois pendant lequel je me suis fait remplacer. Cela a été toute une organisation, mais heureusement, je suis entourée de secrétaires qui sont compétentes et m’ont permis de profiter de ce moment.
Je continue à me faire remplacer certains mercredis et les vacances. Je travaille principalement avec trois secrétaires en ce moment. Je remplace l’une d’elles quand elle s’absente également.
Ce que j’ai appris à faire surtout, c’est à ne plus « paniquer » lorsque les choses deviennent compliquées (surcharge de travail, délais très courts…). Je fais de mon mieux, je reste souple et mes clients savent qu’ils peuvent compter sur moi. Quand j’ai besoin de prolonger les délais, de m’absenter… ils comprennent et mon rythme professionnel n’empiète plus sur ma vie personnelle. J’ai trouvé mon rythme.
En 2011, à la naissance de ton deuxième enfant, tu as pu bénéficier du complément choix d’activité de la CAF. Peux-tu nous en dire plus ?
Je suis salariée (puisqu’en portage) et le temps de travail étant modulable, j’ai juste demandé à ma société de portage de m’avertir si je dépassais un mi-temps afin de pouvoir bénéficier de cette allocation. J’ai toujours pu moduler mon temps de travail afin de bénéficier de cette allocation. J’ai notamment sous-traité les mercredis. Mon fils a 3 ans depuis octobre et je ne touche plus cette allocation, mais je peux travailler plus maintenant puisqu’il est plus autonome et que j’ai donc plus de temps pour mon travail.
Tu as rapidement été amenée à sous-traiter une partie de ton travail. Quels sont les conseils que tu aurais à donner dans ce domaine ?
J’ai fait passer des tests aux personnes afin de voir si le travail sous-traité convenait à la personne qui « postulait ». J’ai eu du mal d’ailleurs à trouver les personnes qui pouvaient faire le travail de secrétaire juridique. C’est un domaine très spécifique, il faut comprendre les termes, les procédures, etc.
Après avoir trouvé les personnes compétentes, je n’ai pas cherché à prendre de marge (certaines secrétaires prennent 10 % quand elles sous-traitent. Moi je les paie ce que je suis payée) : je veux que les personnes qui travaillent avec moi soient bien payées pour continuer à travailler avec moi sur du long terme sans devoir former sans cesse de nouvelles secrétaires pour me remplacer.
Les trois secrétaires avec qui je travaille actuellement connaissent mes clients, font un travail excellent et c’est en créant des partenariats sur du long terme que j’ai pu m’absenter les mercredis ou durant mes vacances sans m’inquiéter. Elles font mon travail, pas comme moi, mais avec le sérieux et le professionnalisme que je recherchais. Mes clients les connaissent et savent qu’ils peuvent compter sur elles.
J’ai créé pour chacun de mes clients une adresse mail spécifique afin que ces trois secrétaires puissent gérer la réception des mails du ou des clients pour lesquels je leur demande de travailler lorsque je m’absente.
Tu as « marrainé » plusieurs membres du forum, notamment dans le domaine du secrétariat juridique. En quoi consistait ton rôle de marraine ?
Concernant le parrainage « basique » j’ai conseillé notamment dans la création de prospectus, de site Internet, la gestion de la prospection. Je pense avoir réussi à les rassurer, à leur avoir donné aussi des conseils concernant l’organisation qui est tellement importante dans notre métier.
Concernant le parrainage « juridique » j’ai créé des exercices de transcription notamment, que je corrige ensuite.
D’après ton témoignage sur le forum, tu as tenté en 2009 de travailler également sur site, mais cela s’est avéré assez difficile du point de vue de l’organisation de ton travail à distance. Peux-tu nous en dire plus ?
Oui, effectivement. Une cliente m’a demandé de venir travailler avec elle. Cependant, j’ai passé des journées terribles où je devais « courir ». Il fallait que je m’organise pour me faire remplacer ces jours-là, pour que mes autres clients ne soient pas lésés. Sur site, j’ai retrouvé l’ambiance stressante que j’avais quittée en 2005. J’ai donc vite laissé tomber le travail sur site, bien que la cliente chez qui j’allais travailler soit devenue une amie.
Tu parles souvent dans tes posts d’organisation et d’équilibre. Est-ce que ce sont pour toi des choses importantes ? Quels sont les autres choses qui te paraissent très importantes dans nos métiers ?
Oui, l’organisation est le B A BA à mon sens. Nous sommes seules dans notre bureau, nous avons la possibilité d’être distraites par diverses autres choses à faire. Il faut une rigueur pour ne pas se laisser aller à faire autre chose que son métier… et même pour ne pas se laisser entraîner dans le « trop de travail ». Au début, je passais tout mon temps à travailler ou à prospecter. Les soirs, les week-ends, les vacances… au bout de deux ans, j’ai compris qu’il fallait séparer travail et vie privée. J’ai réussi à trouver un rythme en m’imposant des horaires.
J’ai aussi appris à arrêter de penser travail quand je suis en dehors de mon temps de travail. Ça n’est pas facile, je n’arriverai jamais complètement à oublier mon travail en dehors des heures de travail, mais depuis au moins trois ans, le travail n’empiète plus sur ma vie personnelle.
Chacun a ses méthodes d’organisation. Personnellement, je n’ai pas de mémoire alors je note tout, je me suis créé des rappels, des dossiers et sous-dossiers et ainsi, je travaille sereinement sans jamais rien oublier.
Les deux vrais conseils que j’ai, c’est effectivement :
- Trouver une organisation
- Trouver un équilibre entre vie pro et vie perso.
Si l’on a ces deux bases, on peut aller très loin.
Bien évidemment, je conseille également la rigueur : ne jamais croire que nos clients ne nous quitteront pas pour aller voir ailleurs. Les bichonner, leur faire régulièrement des remises, leur prouver qu’ils pourront toujours compter sur la même qualité de travail et le même professionnalisme. Un client peut comprendre aussi quand une chose nous empêche de travailler dans de bonnes conditions. Ne pas hésiter à expliquer, à communiquer le plus simplement possible.
Pour finir, quels sont les conseils que tu donnerais à celles et ceux qui veulent devenir télésecrétaires ?
Se poser les bonnes questions :
- Est-ce que je peux travailler au calme, dans un endroit de la maison, sans bruit, sans être dérangée ?
- Ai-je les moyens de m’équiper pour offrir les prestations que je propose ?
- Suis-je prête à travailler certains soirs, certains week-ends ?
- Suis-je assez organisée pour trouver un rythme qui me permette de garder une vie personnelle sereine ?
- Quelles compétences puis je proposer ? Quels sont mes points forts à mettre en avant ? Dois-je suivre des formations pour me permettre de proposer les services attendus par les prospects que j’ai ciblés ?
- S’entourer d’une ou deux personnes avec qui travailler. Pouvoir se faire remplacer est très important. Créer un binôme peut être très intéressant pour travailler l’esprit tranquille et rester crédible vis-à-vis de ses clients. Créer des partenariats permet de pouvoir répondre à une plus large demande.
Séverine Derrien, Smart Secrétariat
http://www.smartsecretariat.com/