La prestation principale proposée par une secrétaire médicale à distance est sans aucun doute la permanence téléphonique. Pour cela, la télé secrétaire doit impérativement s’équiper du matériel nécessaire au bon déroulement de cette prestation.
Mais lorsque l’on débute, il est toujours difficile de choisir le matériel adapté au travail que l’on va fournir à nos clients.
Une télésecrétaire médicale dispose de deux possibilités pour réceptionner les appels des professionnels de santé :
- Acquérir un standard téléphonique ou
- faire appel à une plate-forme professionnelle.
Choisir son matériel en fonction de sa quantité de travail :
Tout d’abord, il est important de savoir que la décision concernant le matériel de permanence téléphonique d’une secrétaire médicale à distance va dépendre de sa charge d’activité, ainsi que des clients pour lesquels elles travaillent.
En effet, si vous débutez avec des petites permanences téléphoniques, il n’est sans doute pas nécessaire d’investir directement au sein d’une plate-forme professionnelle, mais plutôt d’adapter votre matériel à votre clientèle et donc investir dans un standard téléphonique avec plusieurs lignes.
A contrario, si vos clients reçoivent énormément d’appels et que vous en avez plusieurs dès le départ, il est plutôt conseillé d’opter pour les plates-formes professionnelles.
Mais quelle est la différence entre un standard téléphonique et une plate-forme professionnelle ?
Un standard téléphonique est un téléphone classique sur lequel la secrétaire médicale à distance a la possibilité de recevoir plusieurs appels en même temps. Elle peut disposer de plusieurs lignes.
Si vous optez pour cette solution, il vous sera impératif de prendre également un abonnement chez un opérateur téléphonique pour chacune de vos lignes. 
Certains vous proposeront des prix très attractifs comme la société Keyyo qui propose l’ouverture de lignes à partir de 5,99 euros par mois.
Avec ce système, vous ne disposez pas d’un agenda partagé en ligne, vous devrez donc choisir, en accord avec votre client, le logiciel qui hébergera son agenda.
Certains agendas en ligne sont gratuits comme Google agenda.
Les plates-formes professionnelles, comme Ubicentrex ou Teambox, sont des sociétés qui proposent d’héberger les lignes des secrétaires médicales à distance en leur proposant un panel de prestations très complet :
- hébergement des lignes,
- agenda partagé,
- tenue de vos permanences téléphoniques en cas d’absence de votre part,
- possibilité d’une messagerie et d’une musique d’attente personnalisée,
- plusieurs appels peuvent être pris en simultané.
Mes conseils pour faire votre choix :
Si vous débutez dans le secrétariat médical à domicile et que vous n’avez pas encore de clients ou simplement quelques petites permanences téléphoniques (inférieur à 50 appels par jour), je vous conseille d’opter pour l’acquisition d’un standard téléphonique (comptez une centaine d’euros) avec un agenda partagé en ligne gratuit ou à prix minime.
Cette solution sera très économique et vous permettra d’obtenir rapidement un retour sur investissement.
Cependant, si vos clients sont de gros cabinets médicaux qui reçoivent énormément d’appels, je vous conseillerais plutôt de faire appel aux plates-formes professionnelles.
Certes, cette solution est beaucoup moins économique, mais elle vous permettra de proposer des prestations à la hauteur des attentes de vos clients.
Les débuts avec un standard ne vous empêchent en rien d’évoluer par la suite sur une plate-forme professionnelle, dès que le besoin s’en fera ressentir.