« Je suis débordée », « je n’ai pas le temps », sont des expressions que l’on utilise couramment dans notre vie professionnelle comme dans notre vie personnelle.
Séverine, secrétaire indépendante et créatrice de SED Gestion, apporte sa solution à ce problème.
1 – Le diagnostic
Afin de mieux gérer son temps, il faut d’abord analyser la façon dont on utilise son temps sur quelques jours. S’astreindre à noter les tâches accomplies ainsi que le temps passé sur chacune avec les interruptions subies.
En effet, rien de plus frustrant que de ne pas s’arrêter de la journée et d’avoir l’impression de ne pas avoir « avancé » !!!
Identifier ses activités chronophages comme par exemple, les recherches internet, les messageries, les forums ou les réseaux sociaux.
Identifier ses comportements nuisibles c’est-à-dire ceux qui nous font perdre du temps. Par exemple, ne pas sous-évaluer la durée des tâches, reporter sans arrêt certaines tâches, ne pas anticiper à moyen ou à long terme, se précipiter dans l’action…
Ensuite, il faut également bien connaitre son objectif afin de mettre en adéquation les actions de la journée.
« L’important n’est pas de tout faire, mais de faire le plus important » François GAMONNET
2 – Le Plan d’action
Afin de mieux gérer son temps, il va falloir définir des plages horaires pour les différentes tâches à accomplir. Par exemple, noter une plage horaire « prospection », une plage horaire « mails », une plage horaire « clients »… Ne pas oublier d’y inclure des temps de pause afin de pouvoir gérer les imprévus.
Il va également falloir apprendre à dire : NON. Ce petit mot n’est pas anodin et va vous permettre de ne pas accepter de mission quand vous n’avez pas le temps pour la faire. Il n’y a pas d’urgence si on fait les choses dans les temps (grâce à la planification) et que l’on dit « non ».
Il faut également savoir reporter les tâches qui sont moins importantes afin de réaliser en priorité les tâches les plus importantes. Attention, si vous reportez sans cesse une tâche peu importante, demandez-vous s’il est pertinent de la garder dans votre agenda si c’est pour la reporter sans cesse.
« Le présomptueux veut tout faire. Le sage se satisfait de l’essentiel. » François GAMONNET
Attention également à ne pas toujours reporter à plus tard : le vieil adage « ce qui est fait n’est plus à faire » doit être votre meilleur allié !
User et abuser de la matrice d’Eisenhower pour prioriser vos tâches et ainsi les inclure dans votre agenda. 
Afin de pouvoir réaliser toutes les tâches notées dans l’agenda, il conviendra également de réduire les interruptions. Éviter de répondre au téléphone, à vos mails…
Vous pouvez également faire une « to do list » avec trois tâches à réaliser absolument.
Une « not to do list » peut aussi vous aider à vous reconcentrer sur votre tâche en cours lorsque vous seriez tenté de vous laisser distraire.
Exemple de « not to do list » :
- Ne plus répondre à la famille au téléphone pendant les heures de boulot,
- Ne plus donner un prix sans avoir collecté toutes les informations nécessaires et donc fait un devis.
- Ne plus « papoter » sur les forums après la pause du midi.
3 – Votre To Do List de demain
- Créer des plages pour les différentes tâches à effectuer.
- Définir ses priorités et ses trois tâches du jour
- Dire NON aux dérangements intempestifs
- Identifier ses comportements nuisibles