Éliane est secrétaire indépendante depuis 1999. Spécialisée en secrétariat de conférence, elle a accepté de témoigner sur Croquefeuille.
Bonjour Éliane,
Je te remercie d’avoir accepté de témoigner pour Croquefeuille.
Peux-tu commencer par te présenter brièvement ?
Après des études en Arts Plastiques et Histoire de l’Art, j’ai travaillé un temps comme bibliothécaire / documentaliste au service Prêts inter bibliothèques, de la Bibliothèque Universitaire de Strasbourg, en contrat CDD.
Durant cette activité, j’ai régulièrement été sollicitée par des chercheurs et universitaires pour la mise en forme de leurs mémoires, thèses et publications, d’une part pour mes connaissances en informatique, mais aussi pour mon approche personnalisée et créative développée lors de mes études et pratique des Arts Plastiques. J’ai aussi durant cette période, été initiée à la Gestion Électronique de Documents (GED) et travaillé à sa mise en place pour les usagers de la BNU.Après la naissance de ma fille et après avoir réalisé un bilan de compétences très complet, j’ai proposé mes services aux universitaires et chercheurs, pour la saisie, relecture et mise en forme de leurs publications, en tant que vacataire. Mais très vite, on m‘a demandé d’établir des factures afin de réduire les coûts financiers de mes clients.
Tu exerces comme secrétaire indépendante depuis 1999. Peux-tu revenir un petit peu sur ton lancement ?
C’est donc en 1999 que j’ai entrepris les démarches nécessaires pour créer mon entreprise. Pour cela, j’ai fait appel à un conseiller en création d’entreprise, qui m’a permis de monter mon projet, d’en vérifier sa faisabilité et sa viabilité (analyse financière, forme juridique, portefeuille clients, services, étude de marché…) 
Une fois le montage du projet validé, j’ai suivi une formation d’un mois auprès d’une agence de conseil aux entreprises, abordant tous les domaines d’activité (secrétariat, comptabilité, communication, marchés, services, démarches administratives…) que doit couvrir un responsable d’entreprise.
Quelles ont été tes démarches pour trouver des clients, te faire connaître ? As-tu éprouvé des difficultés particulières ?
Cette question me fait prendre conscience que mes démarches pour trouver des clients ont été quasiment nulles. C’est avant tout le milieu universitaire que je connaissais bien qui m’a permis de tenir la première année. Par la suite j’ai été contacté par des petites entreprises, artisans et professions libérales pour des missions régulières de secrétariat sur site.
Jusqu’au jour où, une importante entreprise de Strasbourg m’a contacté pour la rédaction des comptes rendus de son comité d’entreprise.
Depuis 1999, as-tu noté des évolutions particulières dans le cadre de l’exercice de ton métier ?
Mes prestations ont nettement évolué vers la rédaction de comptes rendus, la retranscription audio et la GED. Il reste des missions ponctuelles de communication mixte. Les demandes en secrétariat sur site sont très rares, pour ne pas dire nulles.
Aujourd’hui, les difficultés sont plus importantes, dans la mesure où la concurrence est forte. Quand j’ai démarré nous étions très peu sur le marché, surtout sous le statut libéral ou d’indépendant. Il y avait essentiellement des centres d’affaires tournés principalement vers « la permanence téléphonique personnalisée – Location de bureaux équipés – Domiciliation » – moins en prestation de secrétariat – ce qui nous permettait de nous distinguer.
L’assistance administrative ou rédactionnelle s’est fortement étendue depuis 5 ou 6 ans, avec la création du statut d’auto entrepreneur.
Selon toi, quelles sont les qualités nécessaires pour se lancer dans ce domaine ?
Savoir travailler seul(e), savoir s’organiser et faire preuve d’autodiscipline.
Respecter la demande client, les délais et tout engagement pris.
Rigueur, discrétion, sérieux, professionnalisme, disponibilité et écoute (parfois même empathie).
Quels sont tes conseils pour assurer le mieux possible une mission ?
Discrétion, concentration, calme et patience… Très bonne maitrise de la langue française / capacité d’analyse et de synthèse.
Endurance physique aussi. Plusieurs heures dans la même position ou presque, stylo en main, ce n’est pas toujours facile !
Établir un contrat, ou toute trace écrite signée, ne jamais se contenter d’un accord verbal.
Et pour la rédaction des comptes rendus, aurais-tu également des conseils à partager ? Quel matériel utilises-tu ?
Rester fidèle aux propos tenus, même dans la synthèse. Il est important que les lecteurs se reconnaissent en lisant le CR, retrouvent leurs propres mots ou expressions…
Essayer de demander à quelqu’un en qui vous avez totalement confiance (confidentialité) de relire votre travail. Il relèvera sûrement des fautes de frappe et surtout vous permettra de vérifier la clarté de vos écrits.
J’utilise un enregistreur Olympus DS, appareil simple d’utilisation et très complet.
De manière générale, quels seraient le ou les conseils que tu donnerais à quelqu’un qui souhaite se lancer comme secrétaire indépendante ou qui voudrait se spécialiser en rédaction de comptes rendus ?
Avant toute création d’entreprise, je crois que le plus important est de mener une réflexion approfondie et honnête sur soi, sa personnalité (ses capacités et ses limites), sur son environnement personnel / familial. Il n’y a rien de plus déstabilisant et « périlleux » que de vouloir monter sa boîte contre l’avis de son conjoint ou de ses proches.
Puis s’entourer de professionnels, se faire accompagner dans le montage de son projet / dossier par la CCI ou une agence de conseil aux entreprises.
Je te remercie de ta participation.
Pour en savoir plus :
http://www.elianeschmitt.com/