J’ai souvent noté que les secrétaires indépendantes qui facturaient des frais de déplacement à leurs clients se voyaient refuser leur devis.
Pour ma part, j’ai toujours entendu mes forfaits sur site, tous frais compris.
Par exemple, pour de la prise de note sur site, pour une réunion de 2/3 heures, mon forfait comprenait :
- Le temps de présence jusqu’à 4 heures de réunion, y compris les temps de pause
- Mon temps de déplacement + le prix du trajet
- Était prévu au devis le coût d’une heure supplémentaire, au-delà des 4 heures de réunion.
En général, sur Paris, mon tarif était de 150 euros HT pour la demi-journée, ce tarif étant donné à titre indicatif…
S’y ajoutait évidemment le tarif pour la rédaction du compte rendu.
Pour les missions sur site, préférez un forfait plutôt qu’un taux horaire
En effet, je me suis aperçu qu’un taux horaire pouvait vite rendre une mission non rentable.
Par exemple, avec mon tarif de 30 euros HT l’heure, il n’était pas rentable pour moi de me déplacer pour deux heures.
Bien sûr, j’aurais pu doubler ce tarif pour prendre en compte mon temps de déplacement, mais celui-ci devenait alors prohibitif pour le client.
L’avantage du forfait « demi-journée » ou « journée », c’est que les clients ne me faisaient plus déplacer « pour rien »…
L’important est de bien déterminer un nombre d’heures de présence maximum dans le forfait, et prévoir un tarif pour l’heure supplémentaire (on ne sait jamais).
En revanche, pour ma part, je n’acceptais pas plus de deux heures supplémentaires, d’autant que j’avais surement prévu autre chose après…
En plus, je trouve que c’est plus simple pour le client de savoir exactement quel va être le montant de sa facture (sous réserve des heures supplémentaires, bien évidemment).
Incluez vos frais et temps de déplacement dans ce forfait
Encore une fois, cela permet de faire passer plus facilement votre devis.
En effet, personne ne veut payer pour du temps « inutile » tel qu’un temps de trajet ou des frais kilométriques…
Alors pour peu que le lieu de votre mission soit éloigné, cela devient carrément rédhibitoire et pousse le client à choisir quelqu’un de plus proche.
L’idée est donc de rendre ces frais « utiles », en les incluant dans votre prestation, et le client n’y trouvera plus rien à redire.
D’ailleurs, en ce qui concerne les frais kilométriques, je suis toujours étonnée que des télésecrétaires les facturent à leurs clients en tant que tels.
Ces frais sont en effet réservés aux salariés pour se voir rembourser leurs frais de déplacement par leur patron.
En revanche, une secrétaire indépendante au régime réel pourra elle-même déduire ces frais kilométriques de son résultat qu’ils soient, ou non, inclus dans son tarif…
Salarié ou dirigeant, l’idée est de vous faire rembourser ces frais par « votre » entreprise, ce remboursement n’étant pas soumis à l’impôt sur le revenu et déductible de l’impôt sur les sociétés.
Cela ne doit pas empêcher de se servir de ce barème, notamment pour les auto-entrepreneurs, pour « évaluer » leurs frais de déplacement en voiture.
Vous l’aurez compris, je conseille donc d’inclure les frais et temps de déplacement dans un forfait pour les missions sur site.
Il existe néanmoins des cas particuliers, notamment pour des missions ponctuelles pour des clients réguliers.
Dans ce cas, le client a besoin de vous et de nul autre.
Vous pouvez jouer la transparence et facturer :
- Le temps passé dans ses locaux
- Le temps passé dans les transports (peut-être à un taux horaire moindre)
- Les frais de transport
Pensez tout de même que, si vous être auto-entrepreneurs, vous serez taxés sur votre chiffre d’affaires comprenant ces frais, vous aurez donc intérêt à les majorer, mais dans ce cas, encore une fois, mieux vaut ne pas les faire apparaître sur votre facture.
Pour rappel, les frais de déplacement ne sauraient passer pour des débours.