Il est courant qu’une télésecrétaire demande le paiement d’un acompte avant le début d’une mission.
Cet usage est non seulement courant, mais recommandé dans la mesure où :
- L’acompte formalise l’accord entre le client et le fournisseur de services qui ne peuvent plus annuler la commande
- Il évite les impayés en étalant les sommes dues dans le temps, ce qui permet également de lisser votre trésorerie, notamment lors des grosses commandes
Le principe d’un acompte est de faire payer à son client une somme par avance sur le montant total de la commande, et qui s’impute sur celui-ci lors de la facture finale, avant même la réalisation de la prestation.
Depuis le 1er janvier 2004, il est obligatoire d’émettre une facture pour les acomptes perçus.
« I.-1. Tout assujetti est tenu de s’assurer qu’une facture est émise, par lui-même, ou en son nom et pour son compte, par son client ou par un tiers :
a. Pour les livraisons de biens ou les prestations de services qu’il effectue pour un autre assujetti, ou pour une personne morale non assujettie, et qui ne sont pas exonérées en application des articles 261 à 261 E ;
b. Pour les livraisons de biens visées aux articles 258 A et 258 B et pour les livraisons de biens exonérées en application du I de l’article 262 ter et II de l’article 298 sexies ;
c. Pour les acomptes qui lui sont versés avant que l’une des opérations visées aux a et b ne soit effectuée, à l’exception des livraisons de biens exonérées en application du I de l’article 262 ter et du II de l’article 298 sexies ;
d. Pour les livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité. »
Code général des impôts, CGI. – Article 289
En ce qui concerne le devis :
Le versement d’un acompte doit être signifié sur le devis.
Par la signature du devis, votre client indique qu’il est d’accord pour verser une avance sur le montant de la commande.
Le montant de cette avance sera signifié en pourcentage ou en euros nets à payer (TTC).
Dès accord de votre client, vous pourrez lui envoyer votre facture d’acompte.
La facture d’acompte :
Celle-ci se présente comme une facture normale, si ce n’est qu’elle s’appelle « facture d’acompte ».
Cette facture respecte les règles de facturation habituelles, notamment en matière de date et de numérotation des factures. La numérotation s’inscrit dans la même série chronologique que les autres factures (il n’y a pas de numérotation spécifique pour les acomptes).
Elle ne comporte généralement qu’une seule ligne :
Acompte, selon devis n° xxx
Contrairement aux autres factures, la facture d’acompte peut ne pas mentionner l’ensemble des mentions obligatoires lorsque les informations nécessaires à son établissement ne sont pas connues au moment de son émission (par exemple, quantités exactes pour un travaille de mise en forme).
Si vous êtes assujetties à la TVA, celle-ci devra également être mentionnée sur la facture d’acompte (les prestataires de service étant assujettis à une TVA sur les encaissements).
Si vous devez facturer plusieurs acomptes avant la fin de la commande, vous aurez intérêt à les numéroter :
Acompte n°1, selon devis n° xxx
Je vous recommande de rappeler suffisamment clairement en libellé de la facture l’objet de la mission, ainsi que le montant total de la commande quand celui-ci est connu.
La date du versement de l’acompte doit également être indiquée si elle est connue à cette date.
La facture de solde :
La facture définitive doit reprendre les mentions légales d’une facture normale, et notamment :
- date de la prestation de service
- quantité et dénomination précise des produits ou services
- prix unitaire (hors taxe) et réductions éventuellement consenties
Les acomptes réglés doivent être clairement mentionnés en précisant leur montant, le numéro et la date de la facture.
Pour les entreprises assujetties à la TVA, attention à ne pas la facturer deux fois.