Vous souhaitez devenir secrétaire à domicile, mais vous ne savez pas comment faire, ni par où commencer.
La première chose à faire est de formaliser votre idée et de vérifier l’adéquation de ce projet avec vos envies et vos possibilités personnelles.
Quelles sont vos motivations pour vous mettre à votre compte ? Est-ce parce que vous ne trouvez pas de travail ou parce que votre emploi salarié ne répond plus à vos aspirations personnelles ? Vous souhaitez plus de liberté et de responsabilités. Vous voulez être maitre de votre avenir et prendre vos propres décisions…
Mais avez-vous les moyens de vos ambitions ? Les compétences ? Comment allez-vous financer votre lancement ?
Devenir télésecrétaire ne nécessite pas d’investissements importants, d’autant que vous travaillerez depuis votre domicile et que vous disposez sans doute déjà d’un ordinateur personnel, ainsi qu’une connexion internet… mais le temps de trouver vos clients, comment allez-vous assurer vos revenus ?
Vos compétences en tant que secrétaire, du fait de votre formation et de votre expérience, peuvent vous donner un faux sentiment de sécurité. Vous vous croyez capable de vous lancer.
Pourtant, devenir secrétaire indépendante, travailler pour son propre compte, nécessite de bonnes capacités en comptabilité, gestion, en juridique et surtout dans le domaine commercial…
Il faut d’ores et déjà réfléchir, non pas à vos tarifs, mais à la manière dont vous allez les calculer pour vous assurer de la rentabilité de votre activité. Il va falloir savoir quels sont les moyens que vous allez devoir mettre en œuvre pour trouver vos clients. Allez-vous créer une marque ? Comment vous faire connaître sur internet ? Comment créer un site ?…
Tous ces aspects sont abordés en détail dans le Pack installation.
Vous pouvez également vous faire accompagner en amont de votre projet, ou encore suivre une formation.
Au-delà de ces compétences propres au chef d’entreprise, il va falloir vérifier l’adéquation de votre projet avec vos contraintes personnelles.
On pense facilement aux contraintes financières, mais moins aux contraintes familiales, notamment si vous êtes mère de famille avec des enfants en bas âge…
Afin de mieux visualiser votre projet, le mieux est de mettre les choses par écrit et de commencer à le décrire le plus précisément possible.
Ce document, que vous modifierez au fur et à mesure de votre avancement, vous servira de feuille de route et vous évitera de vous éparpiller…
En parallèle, il conviendra de commencer à étudier votre marché.
Vous souhaitez devenir secrétaire à domicile, mais savez-vous bien de quoi il retourne ?
D’abord, vous apprendrez qu’on parle plus communément de secrétaire indépendante, plutôt que de secrétaire à domicile… car ce qui est important pour vos futurs clients, c’est bien que vous exerciez à votre compte, et non que vous travaillez chez vous.
Ensuite, il est important de vous renseigner sur votre marché.
Qu’est-ce que le marché ?
C’est l’ensemble des acteurs qui évoluent dans votre secteur d’activité depuis le législateur qui décide de ce que vous pouvez faire et ne pas faire, jusqu’aux clients potentiels, en passant par vos concurrents, c’est-à-dire ceux qui offrent une autre solution que la vôtre pour répondre aux mêmes besoins.
Contrairement à ce qu’on peut lire parfois, le télésecrétariat n’est pas un marché saturé, ni étouffé par la concurrence. Ce n’est pas un marché nouveau non plus. D’ailleurs, le forum des secrétaires indépendantes a été créé en 2005… Éliane a créé son activité en 1999.
Le marché est en pleine expansion, la crise aidant en favorisant l’externalisation des fonctions supports non productives.
La concurrence est essentiellement formée des secrétaires indépendantes elles-mêmes, même s’il existe des acteurs plus importants sur le marché, notamment en ce qui concerne la prise d’appels (plateformes téléphoniques), la retranscription audio, le secrétariat juridique et médical…
Les solutions off-shore sont parfois choisies par les professions libérales, comme les avocats et les médecins, pour la frappe de documents.
Autres solutions existantes sur le marché : l’intérim qui a l’avantage d’être bien connu en cas de remplacements ponctuels ou en cas de surcharge de travail, mais également le recours aux CDD et aux temps partiels…
Enfin, à ne pas négliger, le conjoint représente souvent « la » solution administrative pour les artisans.
Les clients sont essentiellement des petites, voire de très petites entreprises (entrepreneurs solos), notamment dans les services, l’artisanat, les professions libérales…
Cela peut être également des grands comptes, grandes entreprises, associations, marchés publics, notamment pour des missions en retranscription audio.
Pensez également aux IRP, les institutions représentatives du personnel, comme les comités d’entreprises ou les CHSCT…
Parfois, les particuliers peuvent faire appel aux services d’une secrétaire indépendante, mais globalement cela reste un service onéreux quand on n’a pas la possibilité de déduire ses charges, d’autant que les particuliers sont très difficiles à cibler…
Les clients peuvent être ponctuels dans le cadre d’une commande unique, par exemple pour la retranscription audio d’un colloque, la préparation d’un mailing en fin d’année, une mission de rangement et de classement sur site…
Dans ce cas, le volume peut être important sur une courte période.
Les missions peuvent être également récurrentes, comme l’assistance administrative et commerciale ou la permanence téléphonique.
Dans ce cas, le volume de travail peut être relativement faible, mais sur la durée. Il convient donc de cumuler plusieurs clients en même temps pour assurer un chiffre d’affaires conséquent.
Dans un premier temps, vous aurez intérêt à partir à la recherche d’information tous azimuts, notamment sur internet, pour vous familiariser avec votre marché.
Le but de cette étude :
Mieux connaître vos clients potentiels, ce dont ils ont besoin, leur budget, ce qu’ils sont prêts à acheter ou non, quels sont leurs motivations d’achat et leurs freins
Mieux connaître l’offre existante sur le marché : qui sont vos concurrentes, ce qu’elles proposent, à quel prix, est-ce que leur activité fonctionne ? Depuis quand sont-elles installées ? Qui sont leurs clients ? Comment les ont-elles trouvés ?
Dans un second temps, quand vous y verrez plus clair sur ce qui se fait déjà et sur ce que vous pensez proposer, vous pourrez partir sur une étude « terrain » sous forme d’entretiens (téléphoniques par exemple) ou de questionnaires.
Cette étude peut être aussi bien à destination des télésecrétaires déjà en exercice (dans ce cas, assurez-vous de choisir des gens expérimentés qui ont déjà réussi leur pari) que des clients potentiels, cette démarche ayant également comme avantage de contribuer à vous faire connaître.
L’étude terrain est une excellente méthode pour mieux connaître vos futurs clients, leur métier, leur organisation, leurs besoins, leur budget, leurs éventuelles motivations pour faire appel à vos services, et leurs freins…
Cela vous permettra d’affuter votre discours et vos arguments commerciaux.
Cette étude du marché vous permettra d’y voir plus clair sur vos prestations
En fonction des informations récoltées au cours de cette étude, vous allez mieux connaître les besoins de vos futurs clients et donc pouvoir établir la liste de vos prestations.
Une prestation, c’est une solution avantageuse à leurs problèmes, une manière de leur faire gagner du temps, de leur faire gagner en efficacité, voire de gagner de l’argent…
Bien sûr, vous aurez à faire des choix au sein de cette liste de prestations possibles.
Ce choix devra se faire en fonction de vos compétences, mais surtout en fonction de vos envies et de vos contraintes.
Après tout, quand je me suis moi-même spécialisée en retranscription audio, je n’en avais jamais fait auparavant…
Vous pourrez apprendre, vous former, mais il faut que vous soyez motivée pour le faire, que cette prestation vous stimule.
Il faudra faire également en fonction de vos contraintes.
Par exemple, si vous comptez aller chercher vos enfants à l’école, si c’est l’une de vos priorités dans la vie, ne vous lancez pas dans la permanence téléphonique.
Si vous ne supportez pas la solitude et que vous avez besoin du contact humain, privilégiez les missions sur site, et abandonnez l’idée de vous spécialiser en retranscription…
A contrario, si vous voulez travailler seule chez vous, à n’importe quelle heure, tout en vous occupant de votre jeune enfant, la retranscription audio peut être une solution. Du moment que vous respectez les délais, le client se fiche de savoir si vous travaillez pendant les heures de sommeil de votre bébé…
En revanche, vous pourrez difficilement proposer de l’assistance administrative et commerciale à distance qui suppose une grande disponibilité, notamment téléphonique avec vos clients.
Choisir ses prestations, c’est également les tarifer.
D’ailleurs, la rentabilité des missions peut vous aider à faire votre choix…
Vous avez sans doute étudié les tarifs de vos concurrentes pendant votre étude du marché, mais cela ne suffit pas.
D’abord parce que ce n’est pas parce qu’on affiche des tarifs sur son site internet qu’on les applique forcément en l’état.
L’expérience de LEXIRIS.fr me montre à quel point il existe souvent un décalage entre les prix affichés et ceux qu’on propose au client !…
De plus, au final, vous ne savez pas (et ne pourrez pas savoir) si ces tarifs sont viables et vous permettront de vivre un jour de votre activité.
Pour cela, il va falloir établir votre grille tarifaire à partir du calcul de votre seuil de rentabilité.
Enfin, il vous reste à choisir le cadre légal de votre activité
En 2013, selon l’enquête sur le métier de secrétaire indépendante, 72 % des prestataires interrogés étaient inscrits sous le statut auto-entrepreneur (AE).
Ce chiffre ne doit pas vous dispenser d’étudier les autres possibilités qui s’offrent à vous, notamment en fonction de votre situation personnelle et de votre projet.
Ainsi, en fonction de la dimension que vous voulez donner à votre entreprise, vous aurez peut-être intérêt à pouvoir déduire vos frais afin de pouvoir recourir à la sous-traitance. Dans ce cas, le statut AE ne sera pas forcément avantageux.
Vous souhaiterez peut-être rester salariée, et dans ce cas opter pour la coopérative d’activités ou le portage salarial.
Vous avez peut-être prévu de vous lancer à deux et souhaitez opter pour la SARL… bien que dans ce cas, je ne peux que vous inviter à être particulièrement prudente dans la rédaction des statuts.
Vous pourriez commencer à envisager un partenariat en AE par exemple, ou créer une marque commune au sein d’une coopérative d’activités…
Pensez également à ce statut intermédiaire, la couveuse, qui vous permet de tester votre activité avant de vous immatriculer.
Votre choix sera alors plus facile au regard de votre première expérience et des chiffres réels de votre activité.
Le plus dur restera encore à faire : trouver des clients
Rien ne servira de vous immatriculer avant d’avoir établi clairement votre stratégie pour trouver vos premiers clients.
Suite à votre étude du marché, vous avez pris conscience :
1° que vous n’étiez pas seule sur le marché
2° que les clients ne vous ont pas attendu pour résoudre leurs problèmes
Il va donc falloir vous faire remarquer, vous distinguer, allez chercher vos clients et les convaincre de vous faire confiance.
Pour cela, il va falloir vous préparer, fourbir vos armes, et travailler vos outils commerciaux au premier rang desquels il y a le « concept ».
Le concept, c’est le bénéfice de votre entreprise, de votre activité, c’est ce qui doit séduire votre client.
Bien sûr, vous voulez être secrétaire indépendante, mais vous ne serez pas la seule.
Votre concept, lui, doit être unique !
Il est composé d’abord de votre personnalité, de votre expérience, de votre formation, etc., mais également de votre discours commercial, de votre argumentation, tout ce que votre étude du marché vous aura permis de travailler.
Enfin, vous pourrez rendre votre concept distinctif grâce à la création d’une marque (nom + logo), encore que ce ne soit pas obligatoire dans notre métier.
Ce qu’il me semble obligatoire en revanche, c’est de mettre la créatrice en avant, car c’est sur elle, sur vous, que se fondera la confiance de votre client, l’expertise de votre entreprise.
Le concept, c’est la force de frappe de toute action de communication.
À partir de là, et de ce que vous aurez appris sur les moyens de toucher vos clients, vous pourrez établir une stratégie de conquête commerciale pour chacune de vos cibles.
Je dis bien « pour chacune de vos cibles ».
En effet, bien que votre concept soit unique, vous ne toucherez pas de la même façon les médecins et les artisans, les prestataires informatiques et les comités d’entreprises, les avocats et les étudiants…
Non seulement leurs besoins sont différents, mais pour qu’ils vous écoutent, il va falloir que vous leur parliez d’abord d’eux, de leur organisation et de la manière dont vous allez pouvoir les aider… Inutile de leur faire perdre leur temps avec un discours trop généraliste qui ne les intéressera pas.
À vous de voir, en fonction de vos cibles si vous aurez intérêt :
- À prospecter ces clients un par un, par courrier, par emailing, par téléphone…
- À vous faire connaître pour être trouvée par eux en cas de besoin…
Dans le premier cas, il s’agira de construire vos listes de prospects à l’avance et de les démarcher par le moyen de votre choix, celui avec lequel vous êtes le plus à l’aise (et dans le respect de la législation).
Dans le second cas, il s’agira de communiquer là où vos clients sont susceptibles de vous rechercher en cas de besoin, notamment au moyen du référencement sur internet, mais également par les relations presse et la publicité…
Il me reste à vous souhaiter bonne chance dans votre projet.
Vous savez que je reste à votre disposition pour répondre à toutes vos questions par mail.
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