Parmi les missions effectuées par les secrétaires médicales indépendantes, il y a notamment la facturation des actes, qu’elle soit sous format papier ou réalisée par télétransmission.
Pour vous parler de cette prestation particulièrement technique, j’ai fait appel à quatre secrétaires indépendantes qui ont bien voulu partager leur expérience dans le domaine :
Aurélie Oléa est secrétaire indépendante près de Toulouse depuis septembre 2013.
Après avoir exercé plusieurs années comme secrétaire médicale, elle s’est naturellement spécialisée dans ce secteur d’activité.
Elle a notamment travaillé pour une société d’ambulances pour laquelle elle s’occupait de la facturation, puis pour un cabinet de gynécologie-obstétrique où elle est chargée de la télétransmission des actes du cabinet (passage de la carte vitale, choix de l’acte, règlement, envoi à la sécu…).
Aurélie A. est installée aux Mureaux en région parisienne.
Elle a créé AA Secrétariat en avril 2012 et travaille notamment pour une cliente orthopédiste-podologue qu’elle aide pour sa facturation.
Aurélie F. exerce dans le département du Rhône.
Elle a créé ADOM’A en juillet 2010 et travaille pour une compagnie de taxis conventionnés pour laquelle elle s’occupe de la facturation des courses prises en charge par l’assurance maladie.
Véronique R. est installée en Corse.
Elle a créé Mille-Feuilles en mai 2013, et souhaite proposer des prestations de télétransmission notamment aux infirmières, mais uniquement à distance.
Aurélie Oléa résume en quoi consiste la télétransmission :
La télétransmission est la facturation des actes médicaux. Ce sont des feuilles de soins électroniques (FSE), comme les feuilles de soin papier sauf que tout est traité électroniquement pour des traitements plus rapides et plus économiques.
On utilise la carte vitale du patient pour créer la feuille, ainsi toutes les données administratives sont remplies automatiquement (nom, prénom, ayant droit…), puis le praticien ou la secrétaire saisit la codification de l’acte (composé de chiffres et de lettres) fait en consultation.
Il valide la feuille en saisissant le mode de paiement ou en choisissant CMU, ALD… pour les cas particuliers afin de procéder au tiers payant.
Après la journée de consultation, il faut tout transmettre aux différents organismes de sécurité sociale (CPAM, MSA, RSI…)
Pour cela, il faut sécuriser les feuilles de soins (selon les logiciels, c’est parfois fait automatiquement), puis avec le code CPS (Carte Professionnel de Santé) du médecin, on envoie le tout aux organismes correspondants.
Pour ce cas simple, il s’agit surtout de médecins, mais pour des infirmières ou des transporteurs sanitaires, il y aura des documents à transmettre à la sécurité sociale, tels que les prescriptions, bons de transport, etc.
Par la suite, il faudra traiter les retours Noémie pour vérifier que tous les remboursements ont bien été faits au professionnel de santé, sinon il faudra faire une relance avec la mention « duplicata » en version papier (ou en feuille désynchronisée via le logiciel).
Il peut également y avoir des rejets : ce sont les factures que la caisse refuse de régler pour une incohérence de facturation (erreur de patient, de cotation, etc.) Il faut alors refacturer correctement ou les contacter si l’erreur est incomprise.
C’est un suivi qui doit être régulier, car en général au bout de trois mois la sécurité sociale archive, et ne procède plus à des retours en arrière pour les paiements. Parfois, il y aussi des erreurs, par exemple l’acte est remboursé au patient, d’où l’intérêt de suivre pour en parler le plus rapidement possible à son client afin qu’il régule la situation au plus vite.
Travail sur site au moyen de logiciels spécifiques
Les trois Aurélie travaillent depuis les bureaux de leurs clients, sur des logiciels dédiés.
Pour facturer, Aurélie Faye s’appuie sur les horaires et les montants du taximètre. Elle a donc mis en place un petit encart spécifique à remplir mentionnant ces éléments (la facturette du taximètre servant par ailleurs à la comptabilité). Elle a en outre besoin de la prescription médicale et des documents afférents.
Les factures à destination des caisses d’assurance maladie sont imprimées sur des documents spécifiques en trois exemplaires qui doivent être signés par le patient.
Étant sur place, elle travaille en étroite collaboration avec la gérante, sur le logiciel spécifique de facturation AKOS TP.
Aurélie Arsenijevic s’occupe plus particulièrement de la transmission des dossiers auprès des caisses. Elle doit systématiquement vérifier qu’il n’y a pas de rejet du fait d’anomalies qui entraineraient le blocage du règlement. Elle commence d’ailleurs sa mission par le traitement des rejets qui deviennent des dossiers prioritaires.
Pour télétransmettre, elle a besoin du numéro professionnel de sa cliente, et travaille sur son logiciel spécifique (Vital-Avantage, puis Win-Pharma), donc généralement sur site, mais il lui arrive de travailler à distance en prenant la main sur l’ordinateur de sa cliente.
Aurélie Oléa travaille également sur site, mais indique qu’il est tout à fait possible d’effectuer cette prestation à distance.
« En effet, il existe aujourd’hui des logiciels via internet qui propose un accès pour la télétransmission pour chaque type de professionnel de santé (Télévitale, Aatlantide…) en proposant un abonnement mensuel. Ainsi chacun peut y accéder de son côté et récupérer les informations nécessaires (environ 20-30euros / mois). »
S’il n’est pas forcément nécessaire de rencontrer ses clients, elle reconnaît que cela renforce la confiance (il s’agit tout de même de facturation).
De plus, la proximité est intéressante lorsque des documents sont nécessaires à la facturation (prescriptions, bons de transport…)
Par ailleurs, la difficulté du travail à distance va être de convaincre les praticiens de changer de logiciels.
« En effet, on ne peut pas cumuler la télétransmission avec deux logiciels différents, car cela risquerait de faire conflit avec les centres de sécurité sociale. »
Quelle formation pour la télétransmission ?
Pour Aurélie Oléa, l’idéal serait de posséder une expérience (ou une formation) comme secrétaire médicale, « car la télétransmission demande la connaissance de la codification » des actes spécifiques à chaque spécialité.
Il faut ensuite prévoir une formation au logiciel.
« Quand on n’a jamais fait de télétransmission, cela peut-être un peu dure de s’y retrouver au début, mais tous s’apprend et se maîtrise avec le temps. »
D’ailleurs, Aurélie Faye n’avait aucune expérience en télétransmission avant de travailler pour cette compagnie de taxis.
Pour elle, les difficultés sont surtout pratiques :
« Les caisses mettent en place des règles que les prescripteurs n’appliquent pas à chaque fois. Par exemple, la date de la facture de transport doit, dans 90 % des cas, être antérieure au transport. »
Pour Aurélie Arsenijevic, « la télétransmission en elle-même est plutôt simple ».
« La principale difficulté, c’est vraiment de bien suivre le dossier télétransmis de A à Z, c’est-à-dire de la saisie au règlement par la caisse. »
Après, il faut bien comprendre les spécificités des différentes caisses (100 % spécifiques à la Caisse de la SNCF, par exemple).
La facturation de la télétransmission :
Quand la mission est effectuée sur site, elle est généralement facturée tout simplement comme une prestation faite dans les locaux du client, donc à l’heure.
La question se complique pour les missions effectuées à distance.
Dans ce cas, le mode de facturation le plus courant se fait à partir d’un pourcentage du chiffre d’affaires facturé (3 %), mais Véronique Rosselli recherche un mode de facturation qui n’impacterait pas le CA.
Incités financièrement à télétransmettre,
« Certains professionnels de santé travaillent déjà avec des grosses boites, malgré le fait qu’ils trouvent le pourcentage lourd et qu’ils doivent aller dans leur bureau pour décharger leur carte. »
Elle rappelle d’ailleurs les avantages de déléguer cette mission à une secrétaire indépendante :
« Les clients n’ont pas le temps de faire de la relance pour leurs impayés et perdent énormément d’argent. Je propose la relance des impayés, je leur économise du temps et de l’argent. Avec mon logiciel en ligne, je leur évite aussi un déplacement vers mes bureaux. Ils chargent et déchargent leur carte de chez eux et quand ils le souhaitent dans la journée ou la nuit, 7 jours/7 et 24 heures/24. »
Aurélie Faye confirme que sa cliente, gérante de la société de taxis, cherchait surtout à gagner du temps et à libérer un de ses salariés.Retour ligne automatique
Avant le recours à un prestataire extérieur, c’était un de ses chauffeurs qui était chargé de ce travail. La gérante a préféré qu’il retrouve sa place de chauffeur et a décidé de former Aurélie à la facturation.
Aurélie Oléa conclue :
« Il faut jouer sur le fait de suivre les paiements des retours Noémie et des rejets.
Je connais beaucoup de médecins qui ne prennent jamais le temps de vérifier ce genre de paiement, et c’est sûr qu’ils y perdent de l’argent. Il faut donc plus parler en réalité de gestion de la facturation, et proposer un tout-en-un, de la gestion de la télétransmission jusqu’aux paiements. »
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