Je vous avais déjà expliqué sur ce blog pourquoi une étude de marché, vu sous l’angle de la demande (clients), ne vous aidera pas à évaluer votre chiffre d’affaires : 
https://croquefeuille.com/pourquoi-une-etude-de-marche-ne-vous-aidera-pas-a-evaluer-votre-chiffre-daffaires/
Je vous avais également annoncé que je reviendrais sur mes méthodes pour établir un prévisionnel, mais j’y avais renoncé, la question me paraissant trop complexe pour être expliquée via un article.
Le sujet fait d’ailleurs l’objet d’un demi-module du Pack installation, et j’ai souvent noté que j’avais tendance à perdre mes lecteurs dès que je parlais chiffres sur ce blog.
Il faut dire que ce qu’on me demande le plus souvent, ce n’est pas une explication, mais un résultat, non pas d’expliquer comment établir son chiffre d’affaires prévisionnel, mais de donner les chiffres…
Seulement, voilà, ce n’est pas possible, car ces éléments sont calculés en fonction de votre projet et de votre situation personnelle : la rémunération que vous attendez de votre activité, vos charges, donc votre statut, vos besoins, donc votre projet…
Certaines travaillent à mi-temps, d’autres n’ont que cette activité pour vivre et ne souhaitent réaliser aucun investissement…
Vous saurez en consultant le site de l’APCE qu’il existe différentes méthodes pour établir son prévisionnel.
Toutes ces méthodes ne me paraissent pas adéquates à notre secteur d’activité : le télésecrétariat. Je l’avais déjà expliqué dans mon premier article.
Revenons d’abord sur l’intérêt d’établir son chiffre d’affaires prévisionnel…
En général, les secrétaires indépendantes n’ont pas recours au système bancaire pour financer leur projet. Elles n’ont donc pas besoin de business plan.
Il ne s’agit pas non plus de convaincre des partenaires ou des associés…
Il devrait être pourtant utile de se convaincre soi-même de la rentabilité de son activité.
Ça a été en tout cas ma motivation en établissant mon prévisionnel avant de lancer la création de la Compagnie des Télémates en 2009.
En effet, je ne connais pas d’autres méthodes pour s’assurer, en tout cas pour pouvoir vérifier, que l’on parviendra bien à gagner sa vie grâce à son projet.
Bien sûr, certaines fortes têtes vous diront qu’il ne sert à rien d’établir un prévisionnel, puisque celui-ci ne sera jamais conforme à la réalité.
Je ne suis pas tout à fait d’accord avec cette affirmation. D’ailleurs, le prévisionnel des Télémates a été quasiment à la virgule près conforme à la réalité (je me demande d’ailleurs si je n’aurais pas dû être plus ambitieuse sur mes chiffres…)
Et quand bien même la réalité ne serait pas au rendez-vous de vos prévisions, il doit être utile de s’en rendre compte afin de pouvoir prendre les mesures nécessaires pour redresser la barre plutôt que de naviguer sans rame, droit vers les prochaines chutes…
(Ça peut faire mal !)
Se lancer sans prévisionnel, c’est un peu comme conduire les yeux fermés… advienne que pourra !
Il faut voir également que c’est cette prévision de chiffre d’affaires qui vous permettra d’établir votre grille tarifaire, à moins, bien sûr, que vous ne vous contentiez de recopier les chiffres de vos consœurs…
Sans entrer trop dans les détails ou les exemples, ce qui dépasserait le cadre de cet article, voici en deux points ma méthode pour établir votre prévisionnel.
Le calcul du seuil de rentabilité
C’est là, généralement, ce qui déplaît à la majorité des gens qui me contactent et qui aimeraient bien que je le fasse à leur place.
Je me propose d’ailleurs parfois de le faire, mais même si je fais le calcul, il faut que je pose des questions et que la personne ait un minimum réfléchi à son projet, notamment qu’elle connaisse son statut, ses charges, ce dont elle a besoin pour vivre…
Car pour connaître son seuil de rentabilité, il faut avoir analysé et bien connaître sa structure de coûts, au premier rang desquels ce qu’il vous faut pour vivre et pour travailler…
Eh oui ! La plupart des télésecrétaires oublient que l’objectif est avant tout de pouvoir vivre de leur activité, et comme elles bénéficient du chômage, elles ne conçoivent pas que leur rémunération doive être prise en compte comme un coût pour leur entreprise…
Il faut donc commencer par déterminer votre niveau de rémunération.
Pour ma part, je refuse catégoriquement de travailler avec des gens dont l’objectif de rémunération serait en dessous du SMIC des salariés… cela contribuerait à « casser » le marché et à établir des prix en deçà de ceux qui permettent de vivre du télésecrétariat.
Même si votre mari contribue fortement aux charges du ménage et que vos revenus ne sont que complémentaires, vous devez avoir pour objectif minimum de vous dégager l’équivalent d’un SMIC, sinon autant vous investir comme bénévole dans une association…
Outre votre rémunération qui sera souvent le premier poste de charges de votre entreprise, il faudra également compter avec ce qu’on appelle les coûts généraux : fournitures, timbres, téléphone, petits matériels, cartouches, etc.
Je ne parlerais pas de l’électricité et du loyer, puisque vous travaillez à domicile.
Il faudra compter également avec le renouvellement de votre matériel : ordinateur, imprimante, voire avec des investissements propres à votre activité : kit de retranscription, standard téléphonique…
Pensez également à évaluer le coût de votre prospection et de votre communication : site internet, flyers, inscription sur LEXIRIS.fr…
Enfin, il faudra évaluer vos charges sociales et vos impôts en fonction de votre statut.
Vous travaillerez d’ailleurs en HT ou TCC en fonction de celui-ci.
C’est seulement une fois que vous aurez bien analysé vos coûts que vous pourrez vous lancer dans le calcul du seuil de rentabilité dont vous trouverez la formule sur le site de l’APCE :
http://www.apce.com/pid1612/seuil-de-rentabilite.html
Bien sûr, vous ne serez pas certaine de pouvoir atteindre ce chiffre d’affaires dès la première année, car il faut compter également avec le temps d’acquisition de la clientèle.
Il va donc falloir imaginer raisonnablement quel pourra être votre chiffre d’affaires de la première, deuxième et troisième année… puis voir comment vous pourrez financer la différence (soit grâce à vos économies, soit grâce à des aides comme celles de Pôle emploi).
Imaginez le chiffre d’affaires prévisionnel de votre activité pour la première année
C’est ici que rentre en ligne de compte l’étude du marché, non telle qu’on vous l’enseigne dans les organismes d’aide à la création d’entreprise, mais telle que je la préconise sur ce blog ou dans le Pack installation.
L’idéal est de pouvoir vous appuyer sur des chiffres existants.
Quand j’avais lancé ma librairie spécialisée en histoire, j’avais d’ailleurs établi mon prévisionnel avec la même méthode, et je m’étais appuyée pour le faire sur les bilans de mes concurrents (en prenant bien sûr en compte l’ancienneté de ces établissements).
L’avantage est que les comptes des sociétés sont publics et qu’il suffit de les acheter auprès du greffe. Ce n’est pas le cas pour les télésecrétaires.
C’est la raison pour laquelle j’avais adhéré en 2009 au forum des secrétaires indépendantes.
J’avais besoin des retours des télésecrétaires en exercice. C’est grâce à leurs chiffres que j’ai pu établir mes prévisions qui, je le rappelle, se sont révélées assez conformes à la réalité.
Il faut bien sûr analyser l’activité de chacune d’elles et ne pas prendre les chiffres au hasard. Ainsi, le lancement d’une secrétaire indépendante qui travaille sur site ne sera pas tout à fait le même que celle qui fait de la permanence téléphonique.
À partir de 5 exemples pris sur le forum, j’avais fait une moyenne pour établir mes propres chiffres, que j’ai ensuite déclinés par mois pour la première année.
Entre le montant de mon seuil de rentabilité et le montant de ce prévisionnel, cela m’a permis d’évaluer mon besoin de financement.
Ce prévisionnel m’a permis également de me booster et de me donner les moyens de l’atteindre. Cela m’a permis de me mettre une pression « constructive ».
Il est toujours plus facile d’agir quand on sait où on va !
« Il n’est point de vent favorable à celui qui ne sait pas où il va. » (Sénèque)
Vous avez une question sur le métier de secrétaire indépendante, ou vous souhaitez participer à la rédaction de ce blog, contactez-moi !