En fonction des spécialités ou qu’il s’agisse d’une mission ponctuelle ou long-terme, la mise en place d’une collaboration peut être très différente.Je reviendrais dans cet article sur l’aspect formel de la mise en place de la mission : le devis ou le contrat de prestation de services et les conditions générales de vente.Ce sont des sujets que je n’aime généralement pas trop abordés, car je ne suis moi-même que très peu formaliste, basant plus facilement la collaboration sur la confiance, notamment pour les missions régulières.Cela ne veut pas dire qu’il faut faire n’importe quoi, et sans tomber dans l’excès de formalités qui pourraient nuire aux bonnes relations avec votre client, il faut pouvoir vous assurer de vous être bien mis d’accord sur les termes de votre collaboration, et de pouvoir le prouver en cas de besoin.
Le devis
Le devis est la forme la plus facile de la contractualisation.C’est à vous de le formaliser, le plus souvent suite à un entretien avec votre client (en rendez-vous ou par téléphone) qui vous a permis de bien comprendre ses besoins et de lui faire une proposition de solution.La prestation doit être décrite, mesurée (le volume), délimitée dans le temps (aussi bien la validité du devis que le délai de livraison) et tarifer.La signature du client sur ce document montre son accord sur les conditions du contrat.
Le mieux est qu’il écrive en toutes lettres « bon pour accord » avec le cachet de son entreprise.Pour ma part, à défaut de conditions générales de vente, j’y apportais également certaines clauses comme la facturation fin de mois, le paiement à réception, etc.Pour mémoire, le devis doit légalement comporter les mentions suivantes :
- La date du devis Le nom et l’adresse de votre entreprise Le nom du client et ses coordonnées Éventuellement la date de début et la durée de la mission Le décompte détaillé de la prestation, en quantité et en prix unitaire Éventuellement les frais de déplacement La somme globale à payer La date de validité du devis Le taux de TVA
Les micro et auto entrepreneurs doivent y indiquer la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».Attention, en cas de travaux non-prévus au devis initial, il convient de faire un devis supplémentaire, ou un avenant. En effet, en cas de facturation supérieure au montant prévu au devis, cela pourrait lever des difficultés de paiement de la part de votre client qui ne sera pas obligé de payer la différence.En cas de mission longue durée, je me contentais également d’un devis signé par le client, précisant ma grille tarifaire pour ce type de mission, ainsi que les conditions de notre collaboration (comment y mettre fin notamment).Cette mission étant à durée indéterminée et pouvant se prolonger plusieurs années de suite, je précisais également que ces tarifs étaient révisables tous les ans (1er janvier ou 1er juillet, par exemple).
Exemple de devis pour auto entrepreneur (CCI) : http://www.cci.fr/web/auto-entrepreneur/a-vous-de-jouer/-/journal_content/56_INSTANCE_Ox5u/10940/284972/251015
Le contrat de prestation
Le contrat de prestation vaut surtout pour les missions longue durée. Pour une petite mission ponctuelle, la signature d’un devis suffira amplement, d’autant que la signature d’un contrat de prestation n’est pas sans risque.Comme le devis, le contrat est une convention qui vous oblige à réaliser un certain travail pour le compte de votre client contre rémunération et de manière indépendante. Cette convention créée des obligations pour chacune des deux parties. Faites attention qu’elle ne vous enferme pas dans une situation de salariat déguisé en créant un lien de subordination entre vous et votre client.Plus que le devis, le contrat entre dans le détail des obligations de chacun, délimite la mission de manière temporelle (contrat à durée déterminé avec renouvellement ou contrat à durée indéterminée), indique les modalités pour mettre fin à cette collaboration et précise les sanctions éventuelles en cas de manquement d’une des deux parties (en termes de travaux pour le prestataire et en termes de paiement pour le client notamment).Vous trouverez des dizaines de modèles de contrats de prestations sur internet, rappelons simplement ici les principaux points abordés dans ce document.
- Qui ? Rappel de l’identité et des coordonnées des deux parties. L’objet du contrat indique la nature de la mission. Quitte à rédiger un contrat, autant être précis dans la description des travaux que vous vous engagez à faire pour le compte de votre client.
Il peut d’ailleurs être utile de rappeler en introduction les besoins du client.
- Les modalités d’exécution des travaux, notamment les délais de livraison pour de la retranscription audio ou les horaires d’ouverture en cas de permanence téléphonique… Le prix des travaux, les moyens et délais de paiement.
- La durée du contrat et les modalités de renouvellement de celui-ci, ainsi que les possibilités de ruptures anticipées.
- Les obligations des deux parties et les sanctions en cas de manquement, étant précisé les cas de force majeure et les tribunaux compétents en cas de litige.
Les obligations du prestataire se résument généralement à la bonne exécution des travaux qui lui sont confiés par le client dans les délais impartis. Le contrat peut en outre spécifier une obligation de résultat (pour de la téléprospection, par exemple).
Les obligations du client relèvent du paiement de la prestation, en respectant également les délais prévus au contrat. Il peut être spécifié que le client doit s’engager à mettre à la disposition du prestataire les moyens de mener à bien sa mission (son fichier client, par exemple, pour reprendre le cas de la téléprospection).En outre le client peut exiger des clauses spécifiques comme une clause de confidentialité, ou encore une clause de propriété sur les documents qui sont créés pour lui (modèles de documents, par exemple).
Les conditions générales de ventes (CGV)
Rappelons d’abord que la rédaction des conditions générales de vente n’est pas obligatoire. Cependant si elles existent, elles doivent comporter certaines mentions légales sous peine de sanctions.Elles doivent par ailleurs être portées à la connaissance du client avant la contractualisation et en cas de litige, c’est au prestataire de prouver que le client a bien eu connaissances de celles-ci. À défaut, elles ne seront pas opposables.C’est la raison pour laquelle la plupart des télésecrétaires demandent à leurs clients de signer leurs CGV avant le début de la mission.Il est également possible de faire figurer ces conditions au dos des devis par exemple, étant stipulé sur le devis lui-même que la signature de celui-ci entraîne l’adhésion aux CGV portées au verso.Parmi les mentions obligatoires devant figurer sur les CGV, il y a :
- Les conditions de vente ; Le barème des prix unitaires ; Les réductions de prix ; Les conditions de règlement.
En ce qui concerne les conditions de règlement, les CGV doivent non seulement prévoir les délais de paiement, mais également les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire complémentaire pour frais de recouvrement de 40 euros.
Le délai de paiement est librement fixé par les parties, mais depuis le 1er janvier 2009, il ne peut dépasser 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la date d’émission de la facture.Attention, car mentionner ce délai de paiement sur vos CGV vous oblige à l’appliquer pour tous vos clients professionnels… (Ce ne sera plus du cas par cas).En l’absence de CGV, ces dispositions peuvent être prévues au devis.
À défaut, le prix doit être payé au trentième jour suivant la date de réception des travaux ou d’exécution de la prestation demandée.Les CGV doivent également préciser les modalités d’application et le taux d’intérêt des pénalités dues en cas de retard de paiement.Calculé sur le montant TTC de la facture, il ne peut pas être inférieur à trois fois le taux de l’intérêt légal.À défaut de mention dans les CGV (ou sur le devis), le taux sera celui appliqué par la Banque centrale européenne (BCE) à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points.
Modèle de CGV entre professionnels : http://www.entreprises.cci-paris-idf.fr/web/reglementation/contrats-modeles/commerciaux/conditions-generales-de-vente-entre-professionnels
Avez-vous des conseils pour la rédaction de ces documents ? Quelles sont vos habitudes en la matière ? Dites-nous tout en commentaire de cet article !